GDPR 679/2016 – Informativa in materia di protezione dei dati personali

Si prega di leggere attentamente quanto segue prima di accedere ai servizi di AgileHair.

Questa informativa è resa ai sensi dell’art.13 D.lgs. n.196 del 30 giugno 2003 e degli art.13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“GDPR”) da AgileHair sas (nel seguito anche “Titolare” o “Fornitore”), con sede legale in Via Porta Mazzini, 3 – 60019 Senigallia (AN) e P.IVA 02802610424, in qualità di titolare del trattamento.

1- PRESTAZIONE DEL CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La registrazione ad AgileHair e l’utilizzo dei suoi servizi da parte dell’utente di AgileHair (in seguito UTENTE) significano e provano a tutti gli effetti che lo stesso UTENTE:

  • ha prestato il consenso al trattamento dei dati personali;
  • ha letto ed accettato il presente atto e tutte le dichiarazioni, comunicazioni e condizioni qui contenute, nonché la nomina di AgileHair a Responsabile del trattamento nei casi e nei limiti indicati all’art. 9 del presente atto;
  • ha letto ed accettato le Condizioni di Contratto tra lo stesso UTENTE e AgileHair (in seguito indicate anche come il CONTRATTO).

Gli Utenti che non dovessero accettare quanto contenuto nel presente atto sono pregati di non procedere con l’utilizzo di AgileHair. A tal fine l’UTENTE ha il dovere di verificare periodicamente all’indirizzo web https://AgileHair.it/informativa-privacy, la versione più recente del presente atto, che potrà cambiare anche a seguito di interventi del Legislatore e/o del Garante italiano per la protezione dei dati personali.

Affinché il consenso così prestato sia correttamente informato, si forniscono di seguito le informazioni circa le modalità con le quali AgileHair effettua il trattamento e gli oneri a carico di AgileHair e anche dell’UTENTE riguardo alla tutela dei dati.

2 – FONTE E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

AgileHair è titolare del trattamento dei dati personali comunicati al momento della sottoscrizione del Contratto e successivamente forniti in occasione dell’esecuzione del Contratto. I dati personali che AgileHair raccoglie in relazione alla gestione del rapporto contrattuale e nelle eventuali fasi precontrattuali sono forniti dall’UTENTE, che li inserisce autonomamente negli appositi moduli web, presso lo stesso UTENTE (in seguito anche l’Interessato) o da referenti interni all’UTENTE addetti alla gestione del Contratto. Questi possono essere, ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento, cellulare dei collaboratori (in seguito i “Dati”).

3 – FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

AgileHair tratta i dati personali inseriti dall’UTENTE per le seguenti finalità:

  1. esecuzione del contratto tra AgileHair e l’UTENTE;
  2. gestione documentale connessa alla corretta esecuzione dei servizi di AgileHair acquistati dall’UTENTE (ad es. gestione del sistema di archiviazione dei documenti negli archivi-UTENTE, della reportistica, ecc);
  3. contatti e corrispondenza tra AgileHair e lo stesso UTENTE;
  4. corretta manutenzione dei servizi di AgileHair;
  5. gestione amministrativa e contabile interna di AgileHair dei dati personali dell’UTENTE;
  6. adempimenti di obblighi previsti dalla legge o da regolamenti;
  7. adempimenti previsti da provvedimenti amministrativi o da ordini delle Autorità competenti;
  8. utilizzi rientranti nel Legittimo Interesse di AgileHair così come definito all’art. 6 del GDPR.

4- MODALITA’ E DURATA DEL TRATTAMENTO

In relazione alle finalità descritte nel precedente articolo, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, cartacei, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra riportate e comunque tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali stessi ed un trattamento che si riduca, in via generale, alle sole attività necessarie per l’erogazione dei servizi.

Il trattamento dei dati indicati dall’UTENTE potrà continuare fino a che l’account dell’UTENTE non sarà stato cancellato ai sensi delle disposizioni del CONTRATTO concernenti la cancellazione dell’account, sempre che la conservazione degli stessi dati non serva ancora ad AgileHair al fine di comprovare un suo credito o una sua situazione giuridica rimasti insoluti o irrisolti nei confronti dello stesso UTENTE.

5 – CATEGORIE DI DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO

In relazione alle finalità descritte nel precedente articolo 5, AgileHair tratta dati personali dell’UTENTE diversi da quelli “sensibili” di cui agli artt. 9 e 10 del RGPD/GDPR (ad es., tra gli altri, dati che siano in grado di ricollegare in modo univoco il nominativo di una persona a dati genetici o di salute, a convinzioni religiose, a condanna penali, etc.). In ogni caso, l’UTENTE è invitato a non effettuare l’inserimento in AgileHair di dati sensibili di terzi che la normativa comunitaria ed italiana vieti di effettuare senza il debito consenso.

6 – ACCESSO, COMUNICAZIONE, TRASFERIMENTO E DIFFUSIONE DEI DATI

I Dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui all’art.3, al personale di AgileHair, autorizzato, adeguatamente istruito e formato, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema.

I Dati potranno essere comunicati a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo consulenti e liberi professionisti nel contesto di servizi di assistenza fiscale, hosting provider, servizi di call center, servizi di email marketing etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto di AgileHair, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento. I Dati potranno inoltre essere resi noti alle Autorità Competenti in caso di ordine da parte di queste.

I Dati sono conservati su server ubicati presso il datacenter SeeWeb www.seeweb.it in Italia, all’interno dell’Unione Europea. AgileHair ha comunque facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, AgileHair assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Le newsletter sono gestite con Mailchimp quindi gli indirizzi email sono memorizzati sui server di Mailchimp (Stati Uniti). Qui la privacy policy di Mailchimp e qui il contratto fra AgileHair e Mailchimp in cui specificano come rispettano il GDPR.

I Dati non sono oggetto di diffusione.

7 – DIRITTI DELL’INTERESSATO

In relazione ai Dati l’Interessato potrà esercitare i diritti previsti dal Codice Privacy (art. 7) e GDPR (art. 15-21), ivi inclusi:

  1. può chiedere la conferma dell’esistenza o meno di dati che lo riguardano da esso stesso inseriti;
  2. può chiedere informazioni circa le finalità e le modalità del trattamento nonché la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici automatizzati;
  3. può chiedere informazioni circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza;
  4. può chiedere la cancellazione e/o il blocco dei dati personali eventualmente trattati in violazione di legge;
  5. può chiedere, con richiesta espressa scritta inviata ad AgileHair, la cancellazione dei dati da lui inseriti nell’eventuale ipotesi che i suoi autonomi tentativi di cancellazione non siano andati a buon fine;
  6. può chiedere l’aggiornamento, la rettificazione o, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati personali nelle ipotesi in cui non possa farlo autonomamente;
  7. può opporsi, per motivi legittimi e rilevanti, al trattamento di dati personali che lo riguardano che ecceda il trattamento necessario ad AgileHair per adempiere il contratto col Cliente ed eseguire i servizi da questo acquistati;
  8. può opporsi al trattamento di dati personali conseguente ad attività informative e promozionali di AgileHair relative a nuovi servizi;
  9. può proporre, in caso di trattamento dei suoi dati personali intervenuti in ripetuta violazione di legge, proporre reclamo alle Autorità di controllo previste dalla legge ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. d) del GDPR;
  10. può chiedere, in caso di cessazione di ogni rapporto contrattuale con AgileHair, e nel caso che non sia riuscito a farlo autonomamente, l’ottenimento dei dati personali da lui inseriti in almeno uno dei formati strutturati di uso comune leggibili da dispositivo automatico (tale richiesta non potrà formulata dopo la cessazione del rapporto contrattuale con AgileHair);
  11. ha il diritto di ottenere le risposte alle richieste qui previste in forma chiara, trasparente e concisa.

Per esercitare tali diritti l’Interessato può rivolgersi al Titolare del Trattamento dei dati personali inviando la sua richiesta all’indirizzo privacy@agilehair.it, oppure indirizzando la comunicazione via posta a:

AGILEHAIR SAS
Via Porta Mazzini, 3
60019 Senigallia (AN)

Nel contattarci, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la sua richiesta possa essere gestita correttamente.

8 – INFORMATIVA SUI COOKIE

Al fine di rendere i propri servizi il più possibile efficienti e semplici da utilizzare AgileHair può fare uso di cookies, che sono piccoli files che, quando l’UTENTE visita il sito web o l’applicazione mobile, vengono salvati nella directory del browser web del dispositivo dell’Utente.
 I cookies che possono essere usati da AgileHair servono a migliorare l’utilizzazione da parte dell’UTENTE dei servizi di AgileHair perché:

  1. consentono di navigare in modo efficiente da una pagina all’altra del sito web;
  2. memorizzano le preferenze inserite dall’UTENTE stesso;
  3. consentono di evitare di inserire le stesse informazioni (come nome utente e password) più volte durante la stessa visita;
  4. misurano l’utilizzo dei servizi da parte dell’UTENTE, per ottimizzare l’esperienza di navigazione e i servizi stessi.

AgileHair utilizza anche cookie di terze parti:

  1. Google Analytics per avere, in forma anonimizzata, le statistiche d’uso del sito. Queste informazioni vengono trasmesse a Google che le deposita presso i suoi server negli Stati Uniti. Grazie a queste informazioni Google traccia ed esamina l’uso del sito da parte dei visitatori, e fornisce questi dati, in forma aggregata e mai collegati alla tua identità, attraverso i report di Analytics e i suoi altri servizi informativi (es. Google Trends). Qui la sua informativa.
  2. il pixel di Facebook per fare retargeting ovvero far vedere su Facebook della pubblicità coerente con pagine già visitate.

L’installazione di cookies e di altri sistemi di tracciamento operata da soggetti terzi operanti nel web non può essere tecnicamente controllata; pertanto, ogni riferimento specifico a cookies e sistemi di tracciamento istallati da terzi operatori web che sia espressamente presente sul sito web e/o sull’applicazione mobile è da considerarsi meramente indicativo. Ogni qualvolta nelle pagine di AgileHair siano espressamente in funzione servizi di analisi del traffico e tracciamento delle registrazioni quali Google Analytics o altri strumenti di altri operatori web, l’UTENTE, per visionare la relativa informativa sulla riservatezza e per eventualmente evitare ogni tracciamento, dovrà utilizzare gli appositi tool messi a disposizione da quello specifico operatore web.

9 – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DI TERZI – TITOLARITA’ E OBBLIGHI SPECIFICI DELL’UTENTE – NOMINA A RESPONSBILE DEL TRATTAMENTO

Tenuto conto anche delle particolari modalità di funzionamento dei servizi offerti da AgileHair, così come anche descritto nel Contratto, l’UTENTE è responsabile di tutti i dati di terzi da esso stesso inseriti e trattati nell’utilizzazione dei servizi di AgileHair, e ciò anche e soprattutto in tema di tutela della riservatezza dei dati personali di quegli stessi terzi.

Ferme restando le attività di AgileHair volte a fornire, con le modalità e le limitazioni indicate nel Contratto, una corretta sicurezza della sua infrastruttura informatica, l’UTENTE riconosce ed accetta quanto segue:

  1. l’UTENTE è l’unico Titolare e responsabile dell’Inserimento e Trattamento da esso effettuato dei dati personali e di altro tipo da esso stesso inseriti in AgileHair e nei documenti ivi creati (es.: schede cliente, elenchi, mail, etc.) e inerenti i terzi suoi clienti, fornitori, collaboratori, etc., e assume pertanto in via esclusiva, in relazione a tali inserimenti e trattamenti, tutti gli obblighi giuridici e/o operativo-pratici applicabili secondo la normativa comunitaria e italiana in materia di tutela e sicurezza dei dati personali, ivi inclusi, ad esempio, quelli: i) di informazione ai terzi interessati, ii) di preventiva acquisizione del consenso dei terzi interessati ove obbligatoria, iii) di eventuale valutazione di impatto sui rischi del trattamento; iiii) di ottenimento del previo consenso dei terzi eventualmente necessario per l’affidamento di fasi del trattamento dei dati personali a ulteriori titolari o responsabili del trattamento, iiiii) di risposta e di adempimento ad eventuali richieste, da parte dei terzi interessati, di informazioni sul trattamento effettuato, di blocco o revoca del consenso, di opposizione al trattamento o di cancellazione dei dati personali;
  2. l’UTENTE assume in via esclusiva le stesse titolarità e responsabilità indicate al punto precedente anche e soprattutto nel trasferimento dei dati in questione a ulteriori terzi che lo stesso UTENTE (o chi per esso) dovesse effettuare attraverso i servizi offerti da AgileHair (ad es. l’invio di sms), considerato anche che l’invio attraverso internet verso terzi è un passaggio di cui AgileHair non può in nessun modo garantire la sicurezza;
  3. l’UTENTE assicura e garantisce in ogni caso che quando immetterà dati personali di terzi in AgileHair avrà già ottenuto da questi stessi terzi l’autorizzazione ed il consenso espresso, ove necessari, al trattamento dei dati personali e altresì l’autorizzazione, ove necessaria, all’immissione dei dati stessi in infrastrutture di terzi quali AgileHair.

Dopo che l’Utente, con le responsabilità, le titolarità e le funzioni sopraindicate, avrà inserito i dati personali di terzi in AgileHair, AgileHair stessa si incaricherà solo ed esclusivamente dello svolgimento delle seguenti fasi del trattamento:

  1. immagazzinamento, con le modalità e le limitazioni indicate nel Contratto, di quei dati personali nella propria infrastruttura informatica per la durata e con le modalità indicate nel Contratto;
  2. compimento delle sole attività connesse al mantenimento, con le modalità e le limitazioni indicate nel Contratto, della corretta sicurezza informatica dell’immagazzinamento stesso e dei dati da danneggiamenti, da intrusioni esterne e da diffusioni non dovute e/o illecite;
  3. soddisfacimento nei confronti dell’UTENTE e su richiesta di questo dei diritti dello stesso UTENTE indicati nel precedente articolo 8;
  4. compimento di attività di trattamento strettamente necessarie alla corretta esecuzione dei servizi oggetto del Contratto nei confronti dell’UTENTE.

Le attività di trattamento di cui ai precedenti punti 1 e 2) e direttamente spettanti ad AgileHair saranno svolte dalla stessa sotto la qualificazione di Responsabile del Trattamento dei dati personali, per e nei confronti solo dell’UTENTE stesso, per le attività dell’UTENTE per le quali la nomina di AgileHair quale Responsabile del Trattamento è giuridicamente necessaria per poter inserire dati in AgileHair, e comunque solo per la durata del CONTRATTO e non oltre questa (sotto tale profilo e in tale ambito l’accettazione del Contratto e dell’Informativa ha il valore di nomina, da parte dell’UTENTE, di AgileHair quale Responsabile del Trattamento nei termini qui indicati); l’UTENTE riconosce ed accetta questo ed anche che, in tale ambito e sotto tale profilo, il rapporto tra l’UTENTE e AgileHair è comunque regolato solo ed esclusivamente dalle disposizioni contenute nelle Contratto e nel presente atto e anche che il trattamento dei dati personali da parte di AgileHair avviene con le modalità e le procedure, anche tecniche e di sicurezza, scelte ed istituzionalmente utilizzate da AgileHair stessa, in relazione alle quali l’UTENTE potrà (e dovrà anzi prima dell’utilizzo dei servizi se per lui essenziale) chiedere ed ottenere ulteriori informazioni, in attuazione dei suoi diritti di cui all’art.7, ma non potrà pretendere modifiche che AgileHair ritenga ragionevolmente di non poter o dover apportare; con la registrazione a AgileHair e comunque con l’inizio dell’utilizzazione dei servizi l’UTENTE avrà pertanto accettato e riconosciuto che le suddette procedure e modalità di trattamento utilizzate da AgileHair garantiscono un livello di protezione adeguato al rischio per quanto riguarda le esigenze dell’UTENTE e i dati personali da questo immessi.

Eventuali modifiche e/o miglioramenti ulteriori nelle modalità e procedure di trattamento dei dati che AgileHair dovesse porre in essere in futuro saranno oggetto di comunicazione agli UTENTI tramite pubblicazione sul sito internet di AgileHair.

Nel caso in cui AgileHair dovesse ricevere richieste o reclami sul trattamento dei dati da parte dei terzi i cui dati personali l’UTENTE ha immesso in AgileHair, non potrà far altro che avvertire gli interessati stessi di rivolgersi direttamente all’UTENTE titolare del trattamento da quelli indicato e avvertirà di ciò, ove lo ritenga e ove non sia troppo oneroso, l’UTENTE stesso; l’attività di cortesia appena indicata di AgileHair non è per nulla obbligatoria perché non rientra in nessun modo nei servizi acquistati dall’Utente, né negli obblighi contrattuali di AgileHair, in quanto:

  1. solo l’UTENTE ha un rapporto con i suddetti terzi interessati;
  2. solo l’UTENTE ha la piena responsabilità giuridica e la piena gestione operativa del detto rapporto con i terzi interessati;
  3. solo l’UTENTE è il punto di contatto per il trattamento dei dati dei terzi interessati e quindi è solo l’UTENTE colui che deve in esclusiva rispondere alle richieste suddette.

Sempre nell’ambito di un’attività di pura cortesia e comunque non rientrante negli obblighi professionali e/o contrattuali, AgileHair potrà, ove sia compatibile con il ritmo dell’attività aziendale dello specifico momento, e comunque nel limite del ragionevolmente possibile, fornire all’UTENTE informazioni che potrebbero essere utili all’UTENTE per rispondere alle suddette richieste dei terzi, sempre naturalmente ove l’UTENTE lo abbia richiesto con congruo preavviso.

AgileHair, infine, si riserva in ogni caso il diritto di non effettuare il trattamento e così l’immagazzinamento di dati personali di terzi inseriti dall’UTENTE ove si renda conto che l’inserimento del dato stesso e/o il trattamento sono posti in violazione di norme comunitarie od italiane in tema riservatezza e/o di protezione dei dati personali; in tal caso ne darà naturalmente avviso all’Utente, che di ciò non potrà in nessun modo lamentarsi.