È possibile aggiungere più appuntamenti contemporaneamente creando un appuntamento ricorrente. Grazie a ciò, puoi facilmente programmare una serie di trattamenti o fissare le date di appuntamento più adatte per i tuoi clienti fedeli. E vedrai che è molto più semplice di quanto si pensi.

Quando prendi un appuntamento, proprio sotto i servizi che hai aggiunto, clicca il testo azzurro “Non si ripete” e scegli ogni quanto tempo si ripeterà, per quante volte e salva. Tutto qui!

Fortunatamente, se sbagli, puoi eliminare gli eventi ricorrenti tutti assieme e non uno per volta.

Hai in agenda un appuntamento ma il tuo cliente ha disdetto? Oppure il tuo cliente non si è presentato in salone? O forse semplicemente, hai inserito erroneamente un appuntamento? Nessun problema, eliminare dall’agenda un appuntamento è semplicissimo.

Basta cliccare sulla casella dell’appuntamento in agenda, dopodiché cliccare sull’icona rossa “elimina”. A questo Punto AgileHair ti chiederà la motivazione della cancellazione. Ti basterà cliccare sulla frase adatta e il gioco è fatto.

Nota che se il motivo dell’eliminazione è che il cliente non si è presentato allora l’appuntamento rimarrà in agenda ma il colore sarà appannato, a ricordarti che te l’ha data buca.

Creare appuntamenti in AgileHair è facile e veloce: tutto ciò che devi fare è fare clic su una fascia oraria nel calendario. Ti si aprirà automaticamente una finestra con tutti i collaboratori. Clicca sull’orario nel calendario di un dipendente e inserisci il nome del cliente compila il modulo di appuntamento inserendo i dati richiesti, il servizio e, facoltativamente, altri dettagli.

L’aggiunta di appuntamenti consente di utilizzare la maggior parte delle altre funzionalità disponibili in AgileHair, inclusi i promemoria automatici degli appuntamenti e altre notifiche di appuntamenti, la creazione della cronologia degli appuntamenti dei clienti e altre statistiche, nonché la generazione di numerosi altri rapporti e statistiche.

Per eliminare una chiusura straordinaria devi andare sulla pagina Account e cliccare su “Orario settimanale”. A questo punto troverai una sezione dedicata alle chiusure straordinarie con l’elenco delle chiusure che avevi inserito. Nella tabella è presente un’icona a X, cliccando sulla X si elimina la chiusura straordinaria.

Per assegnare un appuntamento ad un tuo collaboratore ci deve essere nell’agenda una colonna col suo nome: clicchi nella sua colonna e l’appuntamento che prenderai sarà assegnato a lui, semplice. Ma come fare per avere una colonna col suo nome?

Innanzi tutto il collaboratore deve essere aggiunto allo staff: clicca il menu Rubrica / Staff e se non lo vedi nell’elenco clicca il bottone “Nuovo collaboratore”. Una volta creato cliccalo ed assicurati che abbia almeno un’agenda. Se invece scegli Nessuna allora la sua colonna non comparirà.

È possibile creare una nuova scheda cliente direttamente dall’agenda ed è facilissimo! Vediamo come.

Clicca su un giorno e un’ora nell’agenda, inserisci Cognome Nome e Cellulare in quest’ordine. Clicca nella scritta blu che compare in basso nel riquadro (“Prenota […] e crea la scheda cliente “).

A questo punto procedi con la creazione dell’appuntamento inserendo i servizi richiesti. Se vuoi aggiungere qualche altro dato alla sua scheda, tipo la data di nascita per ricordarti di fargli gli auguri o altre cose, clicca sul suo nome per aprire ed aggiornare la scheda appena creata.

L’appuntamento è una di quelle cose che non vanno nel cestino.

Se lo hai eliminato mentre lo stavi modificando, apri un ticket dal menu Aiuto e lo recuperemo per te.

Se invece lo hai eliminato facendo la Pulizia agenda (Account – Utilità – Pulizia agenda) non c’è modo di recuperarlo.

Se hai la necessità di sapere, all’occorrenza, chi ha preso un appuntamento ti basta attivare la richiesta dell’operatore: dalla pagina di amministrazione (clicca la tua mail in alto destra) scegli Agenda appuntamenti dalle Preferenze e poi spunta Richiedi sempre operatore e salva. Fatto.

Per cambiare la data di un appuntamento in agenda, basta trascinare l’appuntamento:

• nella vista giorno spostandolo in orizzontale assegni l’appuntamento ad un’altro operatore, in verticale lo anticipi o posticipi
• nella vista settimana spostandolo in orizzontale gli cambi giorno, in verticale lo anticipi o posticipi
• nella vista mese gli cambi giorno

Come detto anche nella spiegazione come creare un nuovo appuntamento dall’agenda, una volta cliccato sul giorno in cui si vuole inserire l’appuntamento, si aprirà in automatico, una finestra di tutto lo staff del salone.

A questo punto basterà cliccare sull’orario in cui si vuole creare l’appuntamento nella sezione del dipendente che svolgerà quel servizio.

Il programma già sa che per effettuare un determinato servizio (ad esempio una messa in piega), ci vorrà un tempo prestabilito (questo aspetto lo puoi consultare nella sezione Listino / Servizi). A questo punto il tuo collaboratore sarà impegnato per quel periodo di tempo con quel cliente.

Se quello stesso cliente vuole però farsi un massaggio da un operatore diverso da quello che gli ha fatto la messa in piega, basterà inserire nell’agenda dell’operatore desiderato il servizio all’orario indicato e il collaboratore sarà impegnato per il tempo necessario ad effettuare il massaggio al cliente.

Il cliente che usa l’app per prenotare in realtà chiede un’appuntamento e lo vede in sospeso fino a quando tu non glielo confermi o annulli. Come fare quindi a confermare le richieste?

Tutte le richieste di appuntamento ti vengono notificate a mezzo email e puoi trovarle nella pagina principale, sopra la colonna degli appuntamenti del giorno e, ovviamente, nell’agenda al giorno richiesto, evidenziati a barre grigie e gialle proprio per saltare all’occhio.

In entrambi i casi è sufficiente cliccarci perchè l’evento si apra per essere modificato, come un qualsiasi altro evento dell’agenda: dopo averlo modificato se necessario (in genere a quello che chiede il cliente potresti dover aggiungere qualcosa), quando lo salverai verrà inviata al cliente la notifica che la sua richiesta è stata accettata. Viceversa, se eliminerai l’evento, arriverà la notifica che non può essere accettato.

La R rossa vicino al nome del cliente sta ad indicare che quello è un cliente ritardatario. Come assegnarla? Nella scheda anagrafica del cliente poco puntuale cliccare sulla voce appuntamenti. Cliccare sulla scritta di default “Di solito è puntuale”, in automatico comparirà una scritta “di solito ritarda” con a fianco una R rossa.

Questa funzione ti aiuta ad anticipare i tuoi clienti, sapendo quale è solito fare ritardo, puoi portarti avanti con un lavoro, o mandargli un messaggio circa mezz’ora prima del suo appuntamento, per evitare che si dimentichi dell’appuntamento e che venga in orario.

• Cos’è la R rossa vicino al nome del cliente?
• Come cancellare un appuntamento?

Alla destra del titolo Focus appuntamenti:

• 116 sono gli appuntamenti della settimana corrente
• 28 gli appuntamenti di oggi

Per ogni barra del grafico il numero sopra la barra rappresenta gli appuntamenti del giorno e il numero interno il corrispondente importo derivante: ad es. martedì avremo 17 appuntamenti ed incasseremo 1428 euro.

Infine 165 sono gli appuntamenti previsti per il mese successivo.

Le icone che trovi nell’agenda indicano la modalità di visualizzazione del calendario che preferisci

Partendo da sinistra abbiamo un freccia che ci fa visualizzare i giorni precedenti. Il tasto centrale (oggi) ci fa vedere la situazione odierna, mentre la freccia destra di fa vedere gli appuntamenti nei prossimi giorni.

Il secondo blocco di icone (M;S;G) indicano la modalità di visualizzazione dell’agenda:

• M: mensile
• S: settimanale
• G: giornaliera.
• P/E: questo tasto ci serve qualora il trattamento che stiamo facendo sia composto di più servizi. Cliccando su P/E, possiamo scomporre il trattamento in tutti i servizi prenotati ed eventualmente suddividerli fra i vari collaboratori.

Quando l’agenda lavora in modalità Eventi (E) l’appuntamento, anche se composto da più servizi, viene visto come un blocco unico. Nella modalità Pianificazione (P) ogni servizio dell’appuntamento costituisce un blocco a se che, all’occorrenza, può essere spostano nella colonna del collaboratore dedicato.

La modatità predefinita è quella per Eventi, per cambiarla vai nelle preferenze dell’agenda.

Limitare il numero di persone che possono prenotare alla stessa ora, e quindi trovarti in salone più persone di quanti permesso dal protocollo covid, è semplicissimo. Apri l’agenda in modalità giorno: se vedi 3 colonne significa che l’app permetterà al max 3 appuntamenti sinultanei.

Poichè in AgileHair le colonne corrispondono ai collaboratori dotati di agenda, puoi agire in due modi per ridurre quel numero:

• togliere l’agenda a qualche collaboratore
• utilizzare i turni senza togliere le agende

Il primo modo risolve il problema numericamente, nel senso che tante colonne = tante presenze, ma toglie la possibilità al cliente che prenota dall’app di richiedere quel collaboratore.

La seconda soluzione è più sottile perchè mi permette di lasciare 3 colonne in agenda, ad es. un collaboratore lavora dalle 9 alle 13 e un’altro dalle 15 alle 19, ed il cliente potrà scegliere di farsi seguire da chi preferisce.

AgileHair è già predisposto per rispettare il protocollo covid che chiede di tenere traccia delle clienti che sono entrate in salone nei 14 giorni precedenti ad un evento di sospetto covid è assai semplice. Basta infatti seguire due semplici accorgimenti:

• conservare gli appuntamenti nell’agenda ovvero non eliminarli, almeno quelli degli ultimi 14 giorni;
• che gli appuntamenti che prendi tu siano associati ad un cliente registrato e non presi al cliente occasionale;

In questo modo l’agenda avrà sempre le informazioni richieste dal protocollo in caso ne faccia richiesta l’autorità.

L’agenda appuntamenti è piuttosto articolata per esaurirne la trattazione in un solo articolo. Piuttosto vedrai come personalizzare la vista, rimandando le funzioni avanzate ad un altro articolo.

In quest’immagine puoi vedere una generica agenda giornaliera (il bottone G in alto) e la prima colonna ne rappresenta l’orario. L’agenda inizia alle 7 per pura comodità e non ha nulla a che vedere con l’orario di lavoro che si imposta da tutt’altra parte. Infatti se l’orario di apertura fosse ad es dalle 9 alle 19, potremmo impostare l’orario dell’agenda dalle 8 alle 20, perchè potremmo mettere alle 8:30 le operazioni di igenizzazione e se prendiamo appuntamenti alle 19 le operazioni terminaranno alle 19:30 e oltre. In altre parole l’orario dell’agenda serve solo a limitare la lunghezza della pagina.

Nell’immagine l’orario va a blocchi di 15 minuti, ma anche questa è una cosa che puoi scegliere tu a seconda delle tue necessità, 15 min, 20 min, 30 min e 1 ora. Puoi anche decidere se visualizzare l’orario (etichette) ad ogni blocco. Per gestire queste cose vai al tuo account, sezione Preferenze e poi Agenda appuntamenti

Dalla pagina Account e poi Utilità, selezionare la voce Pulizia agenda. A questo punto selezionare l’anno, il mese e i giorni che si vogliono eliminare. Una volta messo il flag “so quello che sto facendo”, cliccare su esegui pulizia.

Potresti voler aggiungere tempo extra ai servizi per evitare possibili ritardi derivanti dalla pianificazione di appuntamenti uno dopo l’altro senza tempo libero per preparare il salone prima dell’inizio o dopo che un servizio è terminato.

Il tempo extra è utile anche per quei servizi che richiedono un tempo tecnico di attesa come ad esempio il tempo di posa. AgileHair ti consente di aggiungere tempo extra e decidere quanto tempo in più è necessario per ciascun servizio individualmente.

L’aggiunta del tempo extra bloccherà le fasce orarie nella rubrica degli appuntamenti e le renderà non disponibili per altre prenotazioni. La durata del servizio extra può essere di 15 minuti, 1 ora o 3 ore.

Aggiungere tempo extra

• Quando inserisci i servizi nel tuo appuntamento hai una colonna con le 3 tempistiche extra (15 minuti, 1 ora e 3 ore).
• Fai clic su uno delle tempistiche disponibili (se hai bisogno di mezz’ora, clicca 2 volte sul tempo extra di 15’)
• Automaticamente sarà aggiunto in agenda il tempo che hai selezionato
  Aggiungi, se necessario tutti i servizi e infine clicca su salva.

Come eliminare il tempo extra

Se decidi di non usufruire del tempo extra e non vuoi trovarlo tra le opzioni di scelta, puoi anche toglierlo definitivamente. Clicca sulle impostazioni in alto a destra, quindi sulla colonna Preferenze, quindi clicca sulla colonna Agenda Appuntamenti. In questa sezione troverai la voce “abilita tempi extra quando prendo un appuntamento”. Bene: togli il flag. Hai eleiminato il tempo extra dalle tue opzioni di scelta. Per rimetterlo dovrai solo rimettere il flag.

L’app per i tuoi clienti ti permette di ricevere le prenotazioni, inviare messaggi e altro. Affinchè un tuo attuale cliente (già presente nel gestionale) o futuro cliente possa installarla nel suo telefono devi dargli il Codice Invito: puoi crearlo dalla pagina ACCOUNT – PREFERENZE – APP CLIENTI

Puoi scegliere una parola che preferisci, ma ricorda che dovrai darla ai tuoi clienti quindi è bene che sia semplice e che ti identifichi.

Tribeauty.it è il sito di prenotazioni di bellezza che AgileHair rende disponibile gratuitamente ai propri clienti con abbonamento annuale.

Le informazioni necessarie affinchè i nuovi e vecchi clienti possano trovarti e prenotare possono essere inserite dal gestionale e probabilmente per molte di queste lo hai già fatto.

Per prima cosa, dall’amministrazione del tuo account AgileHair, sezione Preferenze, scegli la voce APP CLIENTI; scorri in basso fino a CODICE INVITO e scegline uno che fa al caso tuo: sarà il nome della tua pagina Tribeauty.

Sempre nelle Preferenze dell’amministrazione del tuo account AgileHair scegli “Info per i clienti” e scrivi tutto quello che puoi, soprattutto l’indirizzo, da cui verrà generata la mappa. Ricordati inoltre di caricare il tuo logo e alcune belle foto del tuo salone (mi raccomando belle, sennò facciamo tutti una figuraccia!). Se dall’indirizzo la mappa non viene fuori bene, aggiustala manualmente ed il gioco è fatto!

Il cliente che usa l’app per prenotare in realtà chiede un’appuntamento e lo vede in sospeso fino a quando tu non glielo confermi o annulli. Come fare quindi a confermare le richieste?

Tutte le richieste di appuntamento ti vengono notificate a mezzo email e puoi trovarle nella pagina principale, sopra la colonna degli appuntamenti del giorno e, ovviamente, nell’agenda al giorno richiesto, evidenziati a barre grigie e gialle proprio per saltare all’occhio.

In entrambi i casi è sufficiente cliccarci perchè l’evento si apra per essere modificato, come un qualsiasi altro evento dell’agenda: dopo averlo modificato se necessario (in genere a quello che chiede il cliente potresti dover aggiungere qualcosa), quando lo salverai verrà inviata al cliente la notifica che la sua richiesta è stata accettata. Viceversa, se eliminerai l’evento, arriverà la notifica che non può essere accettato.

Limitare il numero di persone che possono prenotare alla stessa ora, e quindi trovarti in salone più persone di quanti permesso dal protocollo covid, è semplicissimo. Apri l’agenda in modalità giorno: se vedi 3 colonne significa che l’app permetterà al max 3 appuntamenti sinultanei.

Poichè in AgileHair le colonne corrispondono ai collaboratori dotati di agenda, puoi agire in due modi per ridurre quel numero:

• togliere l’agenda a qualche collaboratore
• utilizzare i turni senza togliere le agende

Il primo modo risolve il problema numericamente, nel senso che tante colonne = tante presenze, ma toglie la possibilità al cliente che prenota dall’app di richiedere quel collaboratore.

La seconda soluzione è più sottile perchè mi permette di lasciare 3 colonne in agenda, ad es. un collaboratore lavora dalle 9 alle 13 e un’altro dalle 15 alle 19, ed il cliente potrà scegliere di farsi seguire da chi preferisce.

AgileHair è già predisposto per rispettare il protocollo covid che chiede di tenere traccia delle clienti che sono entrate in salone nei 14 giorni precedenti ad un evento di sospetto covid è assai semplice. Basta infatti seguire due semplici accorgimenti:

• conservare gli appuntamenti nell’agenda ovvero non eliminarli, almeno quelli degli ultimi 14 giorni;
• che gli appuntamenti che prendi tu siano associati ad un cliente registrato e non presi al cliente occasionale;

In questo modo l’agenda avrà sempre le informazioni richieste dal protocollo in caso ne faccia richiesta l’autorità.

Premessa: l’app per i tuoi clienti è in continua evoluzione per cui le info che leggi sono soggette a frequenti aggiornamenti.

Quando il cliente installa l’app per prenotare deve inserire il proprio numero di cellulare ed il Codice Invito (ex codice di attivazione). Quest’ultimo serve per agganciarlo al tuo salone (l’app per i clienti è la stessa per tutti i saloni che usano AgileHair, ma si personalizza con le tue info, logo e foto nel momento che viene inserito questo codice).

Puoi recuperare il Codice Invito nella scheda del cliente, sotto la sua foto trovi un bottoncino con scritto APP CLIENTI. Questo codice fa si che l’app si agganci senza possibilità di errore al cliente del tuo archivio.

Puoi anche usare l’app per attirare nuovi clienti; in questo caso, dato che il cliente ancora non esiste nel tuo archivio, parliamo di un altro codice che trovi qui.

In questo tutorial vedrai le opzioni offerte da AgileHair per decidere se le prenotazioni da app dei tuoi clienti possono sforare l’orario di chiusura oppure tutte devono essere terminate, secondo i tempi da listino, entro la chiusura.

L’app per i clienti è in continua evoluzione, per il momento le personalizzazioni che puoi apportare all’app sono:

• Il tuo logo
• Una foto del tuo salone
• Info di contatto

Puoi portare a termine queste operazioni in modo molto semplice: dalla pagina ACCOUNT fai clicca/tocca INFO PER I CLIENTI che trovi tra le PREFERENZE.
Come vedi qui puoi impostare:

• Insegna
• Slogan
• Indirizzo
• Referente
• Telefono
• Numero whatsapp
• Indirizzo email
• Sito web
• Pagina facebook
• Canale youtube
• Pagina instagram
• Immagine logo
• Immagini salone

Se ti senti infastidito da un cliente che ripetutamente prenota dall’app senza presentarsi all’appuntamento senza disdire, come vorrebbe la buona educazione, sappi che c’è un modo molto semplice per bloccarlo:

Il cliente è al centro del tuo business e pertanto riveste un ruolo importante anche in AgileHair: puoi creare un cliente:

• inserendolo in anagrafica;
• prendendo un appuntamento;
• facendolo accomodare.

Il punto 1 puoi farlo se sei un tipo preciso ed hai anche un po’ di tempo da dedicare alla gestione (e quindi al gestionale). L’anagrafica del cliente infatti è abbastanza articolata e può contenere più informazioni di quante ne utilizzi ora, ma col tempo vedrai che non potrai farne a meno.

Quando invece stai prendendo un appuntamento per un nuovo cliente, compilare prima la sua scheda potrebbe richiedere tanto tempo da farlo scocciare, così quando prendi l’appuntamento ed inizi a scrivere il suo nome, puoi selezionarlo dalla lista delle corrispondenze oppure aggiungerlo ai clienti con solo cognome nome e cellulare, rimandando ad un altro momento l’inserimento degli altri dati.

Stesso discorso quando vuoi farlo accomodare, cioè quando ti si presenta alla porta un nuovo cliente e vuoi farlo accomodare (pagina principale, spazio giallo).

Tribeauty.it è il sito di prenotazioni di bellezza che AgileHair rende disponibile gratuitamente ai propri clienti con abbonamento annuale.

Le informazioni necessarie affinchè i nuovi e vecchi clienti possano trovarti e prenotare possono essere inserite dal gestionale e probabilmente per molte di queste lo hai già fatto.

Per prima cosa, dall’amministrazione del tuo account AgileHair, sezione Preferenze, scegli la voce APP CLIENTI; scorri in basso fino a CODICE INVITO e scegline uno che fa al caso tuo: sarà il nome della tua pagina Tribeauty.

Sempre nelle Preferenze dell’amministrazione del tuo account AgileHair scegli “Info per i clienti” e scrivi tutto quello che puoi, soprattutto l’indirizzo, da cui verrà generata la mappa. Ricordati inoltre di caricare il tuo logo e alcune belle foto del tuo salone (mi raccomando belle, sennò facciamo tutti una figuraccia!). Se dall’indirizzo la mappa non viene fuori bene, aggiustala manualmente ed il gioco è fatto!

Il recupero di un credito è molto facile:

1. apri la scheda del cliente
2. dal blocco wallet clicca Non riscosso xxx €
3. insersci l’importo da recuperare, tutto o in parte, e poi clicca Recupera
4. si aprirà un conto dedicato al recupero del credito (non potrai infatti fare altro)
5. incassa e chiudi, fatto

La risposta a questa domanda è in aggiornamento: siamo passati dallo scaricare un modulo pdf da stampare e far firmare al cliente alla firma grafometrica da effettuare con smartphone o tablet. Presto una spiegazione dettagliata.

Come è noto, la nostra attività ha il massimo dell’affluenza nel fine settimana e poi la fiacca negli altri giorni, ma non è detto che debba essere per forza così: prima di prendere provvedimenti però è bene esaminare la situazione.

Il confronto presenze giorno è una rappresentazione grafica molto interessante ed immediata che ci dirà precisamente l’andamento in termini di presenze (passaggi cassa) e incasso dei singoli giorni della settimana (ovviamente sono necessari diversi mesi di raccolta dati per darci dei risultati attendibili).

Il seguente esempio mostra una situazione con una raccolta dati di un paio d’anni quindi significativa: ad occhio si potrebbe tranquillamente dire che più o meno, anche alla luce dell’emergenza covid, non è stata presa in considerazione nessuna misura per migliorare l’affluenza nei primi giorni della settimana.

La R rossa vicino al nome del cliente sta ad indicare che quello è un cliente ritardatario. Come assegnarla? Nella scheda anagrafica del cliente poco puntuale cliccare sulla voce appuntamenti. Cliccare sulla scritta di default “Di solito è puntuale”, in automatico comparirà una scritta “di solito ritarda” con a fianco una R rossa.

Questa funzione ti aiuta ad anticipare i tuoi clienti, sapendo quale è solito fare ritardo, puoi portarti avanti con un lavoro, o mandargli un messaggio circa mezz’ora prima del suo appuntamento, per evitare che si dimentichi dell’appuntamento e che venga in orario.

• Cos’è la R rossa vicino al nome del cliente?
• Come cancellare un appuntamento?

Vuoi sapere i clienti che l’anno scorso ti hanno lasciato più di 500 euro?

AgileHair dispone di svariati strumenti di analisi, potenti e semplici da usare, utili a prendere decisioni in base alla politica di gestione che abbiamo adottato. Fra questi non poteva mancare un modo per identificare i clienti che hanno fatto un certo fatturato e sui quali vuoi fare una certa operazione di marketing.

Creare una lista dei clienti in base alla loro spesa, a cui inviare un messaggio o esportare per usarla come meglio credi, è semplicissimo: dal menu Rubrica / Clienti trovi il bottone Clienti per fatturato: qui scegli la fascia di spesa e l’anno ed il gioco è fatto.

Dalla pagina del cliente scegli il tipo di tecnica da registrare: indica la data, chi se ne è occupato (facoltativo), descrivi la tecnica usata ed infine Salva per archiviare. Se hai modificato una tecnica precedente puoi partire da questa, clonarla ed apportare le modifiche piuttosto che crearla da zero.

La scheda tecnica di AgileHair prevede fino a 6 campi differenti che puoi usare a tuo piacimento. Per impostazione predefinita questi campi si chiamano Colore, Contrasti, Ondulazione, Trattamenti, Onicotecnica e Prodotti specifici.

Dalle preferenze della scheda clienti puoi cambiare il nome dei campi e se 6 ti sembrano troppi basta annullare il nome ed il campo scomparirà. Semplice no?

Alla pagina Clienti trovi il grafico che ti mostra, con un semplice colpo d’occhio, come stai affrontando la gestione dei clienti. Ad es. se la linea rossa è bassa significa che non stai facendo niente o quasi per acquisire nuovi clienti. Puoi anche spostare il mouse sopra i pallini per vedere i rispettivi valori.

Ci sono due posti che hanno a che fare con i prodotti venduti:

• dalla pagina dei Prodotti, cliccando sul prodotto di interesse si aprirà la sua scheda: clicca qui il bottone Movimenti per avere tutti i suoi movimenti, sia di acquisto che di utilizzo interno, che di vendita con i clienti che l’hanno acquistato e lo staff che l’ha venduto;
• dalla pagina dei Clienti hai la lista dei clienti che acquistano solo prodotti; in questo caso trattasi di un elenco di clienti che puoi convertire in lista a cui inviare un messaggio.

Dalla pagina dei clienti, raggiungibile dal menu Rubrica, subito disponibili 4 interrogazioni di base con cui iniziare i tuoi ragionamenti di marketing:

• clienti per servizio;
• clienti per prima o ultima volta;
• clienti per fatturato;
• clienti che acquistano solo prodotti.

Tutte queste interrogazioni ti consentono di generare liste a cui poi potrai inviare messaggi promozionali ad hoc.

Il tasso di conversione esprime quanto siamo bravi a tenerci i clienti.

Il primo grafico mostra i nuovi clienti per ciascuno degli ultimi 12 mesi, mese corrente escluso.

Il secondo mostra, con riferimento ai mesi del primo grafico, il tasso di conversione calcolato sul periodo di osservazione (Il periodo di osservazione è soggettivo e dipende da come gestisci il tuo salone).

Il dettaglio mostra invece le presenze dei nuovi clienti nel periodo di osservazione scelto. Es: a luglio ho 100 nuovi clienti (1°grafico), il periodo di osservazione è 3 mesi ed il tasso di conversione di luglio è 30% (2°grafico) significa che, di quei 100 nuovi clienti me ne sono ritornati 30 tra luglio, agosto e settembre.

I Crediti sono, come la raccolta punti, un sistema per fidelizzare i clienti. Diversamente da questa però vengono attribuiti un modo manuale, vale a dire sarai tu ad attribuire arbitrariamente quanti crediti vuoi ai clienti che vuoi ed i crediti maturati possono subito essere usati per il pagamento, senza la necessita di raggiungere un minimo.

Per attivare i Crediti occorre prima stabilire l’equivalenza crediti / euro, cosa che può essere fatta da Rubrica / Wallett – Crediti erogati / Imposta equivalenza Euro Crediti.

A questo punto apri la scheda del cliente che reputi degno di crediti e dalla sezione Wallet clicca su Crediti (vedrai un pallino giallo accanto) per assegnare, ogni volta che vorrai, i crediti al cliente. I crediti saranno subito disponibili tra i bottoni di pagamento al momento del conto.

Poichè un conto viene sempre registrato con la data odierna, procedi in questo modo:

1. crea un conto come sei solito fare
2. dal blocco verde Report clicca il cliente a cui hai fatto il conto
3. da Presenze fai click su Oggi e metti la data a che vuoi

Il recupero di un credito è molto facile:

1. apri la scheda del cliente
2. dal blocco wallet clicca Non riscosso xxx €
3. insersci l’importo da recuperare, tutto o in parte, e poi clicca Recupera
4. si aprirà un conto dedicato al recupero del credito (non potrai infatti fare altro)
5. incassa e chiudi, fatto

Requisiti necessari per il collegamento di AgileHair al Registratore Telematico (RT):

1. avere un RT Epson FP81II o RCH Print!F
2. l’RT ed il dispositivio dal quale si sta usando AgileHair si trovano nella stessa rete (ovvero allo stesso modem/router)
3. conoscere l’indirizzo IP dell’RT

Se i requisiti sono soddisfatti possiamo procedere:

• dal menu Account scorri la sezione Preferenze e clicca su Conti e Cassa
• su Registratore telematico clicca Impostazioni
• dal menu a tendina scegli la tua macchina
• su indirizzo ip scrivi quello del tuo RT
• se hai un Epson puoi impostare le righe di cortesia
• indica in che reparto dell’RT mettere i prodotti ed in quale i servizi (questa parte dipende da come è configurato l’RT)
• salva e hai fatto.

Ora nel menu Registratore telematico si è aggiunta l’opzione Diagnostica, facci click per aprire la pagina di diagnostica della tua cassa. Nel menu di sinistra clicca la prima voce, Test display, e guarda il display della cassa: se sorriderai significa l’hai configurata bene, complimenti. Ora puoi cliccare il bottone verde in basso per uscire dalla diagnostica.

Queste istruzioni valgono sia che tu abbia una RCH o una Epson:

• clicca sul menu account (la tua email in alto a destra)
• dalle Preferenze scegli Conti e cassa
• clicca su Chiusura fiscale giornaliera
• attendi il completamento dell’operazione

Sono quelle righe che trovi in fondo allo scontrino. Tipicamente trovi scritto ARRIVEDERCI E GRAZIE ma puoi scriverci quello che vuoi. Possono anche essere cambiate, quindi a Natale puoi scriverci BUONE FESTE E BUON ANNO, a Pasqua puoi scrivere BUONA PASQUA e così via. Puoi scriverci anche messaggi promozionali, ad es. MARTEDI E GIOVEDI SCONTO 20%.

Ora che hai capito a cosa servono, vediamo come impostarle. C’è da dire che al momento in cui viene scritto questo articolo, è possibile farlo solo se hai in registratore telematico Epson FP81II. Vai alla pagina e dalle PREFERENZE scegli CONTI e CASSA per aprire le impostazioni del registratore telematico e impostare le righe di cortesia.

Se hai provato a fare il conto ad un cliente avrai sicuramente notato il bottoncino CONTO:

Normalmente l’operazione di registrare la presenza del cliente indicando cosa ha fatto, quanto ha pagato ecc va sotto il nome di conto. In questo modo teniamo traccia sia della storia del cliente che del nostro lavoro col report serale.

Nel momento in cui vai a collegare il registratore telematico (ex registratore di cassa) al gestionale, vedrai che nel bottone qui sopra indicato sarà scritto scontrino e questo significa che quando chiuderai il conto uscirà lo scontrino dalla cassa.

Ad ogni modo, anche se nel bottone ci sarà scritto scontrino, potrai sempre cliccarci sopra e scegliere conto ed avere il funzionamento precedente, questo perchè potrebbero esserci delle circostanze in cui non posso usare la cassa, ad es. per un guasto.

Tutto ciò detto, per cambiare l’impostazione predefinita del bottoncino vai nel tuo account, dalle Preferenze scegli Conti e cassa e poi trovi Conto predefinito: impostalo come vuoi e ricordati di salvare.

Nulla di più semplice:

• vai ai report
• scegli il periodo che desideri
• nel sottomenu incassi, in fondo alla pagina, clicca il bottone Esporta report xls
• fatto, troverai il file nella tua cartella dei download

Quando fai il conto ad un cliente ed inserisci un prodotto o un servizio, ti viene mostrato il prezzo di listino: puoi applicare uno sconto percentuale o modificare il prezzo a tuo piacere.

Non c’è un modo giusto: c’è chi preferisce creare un servizio per ogni occasione, ad es. taglio uomo, taglio donna e taglio bambino e lasciare la variazione del prezzo per degli sconti e chi invece crea solo il servizo taglio e varia il prezzo come discritto sopra.

Sono 2 i registratori di cassa, o meglio Registratori Telematici o RT, compatibili con i programmi in cloud come AgileHair:

Epson FP81II
RCH PrintF

Con entrambe queste macchine è possibile fare il conto con AgileHair ed in automatico verrà stampato lo scontrino (o documento comemrciale), nel formato previsto dalle norme vigenti.

Se vuoi sapere quale ci piace di più contattaci allo 071-9256215

La sezione Spese e scadenze (primanota ampliata) di AgileHair dispone di un report semplice ed efficace. Il riepilogo prende in considerazione tutte le spese e scadenze dell’anno (a piacere) e mostra:

• una tabella dettagliata delle spese per categoria (le categorie le stabilisci tu) per mese;
• una tabella coi totali mensili di Cassa e Banca;
• una tabella coi totali per categoria.
• 

AgileHair ha rimosso il limite che hanno molto gestionali dove il registratore telematico è collegato al pc con un cavo seriale o usb e solo da quel pc puoi emettere gli scontrini.

Per scelta progettuale AgileHair ti permette di stampare scontrini da pc, tablet e anche smartphone indifferentemente e senza problemi di marca o modello; l’importante è che, per ovvie ragioni di sicurezza, i dispositivi si trovino tutti nella stessa rete, cioè si colleghino ad internet attraverso lo stesso modem.

Supponi che il computer che usi solitamente si rompa: lo porti ad aggiustare, cu vuole qualche giorno e nel frattempo dovresti fare gli scontrini a mano, che non è così semplice visto che devono essere “parlanti”. Con AgileHair invece non hai problemi: puoi usare il cellulare, un tablet qualunque, ne compri un’altro. In ogni caso non hai interruzioni!

AgileHair ti permette una gestione finanziaria semplificata grazie alla prima nota cassa e banca e allo scadenziario.

Con la gestione della prima nota tieni sotto controllo tutti i movimenti finanziari dell’azienda: mentre le entrate sono collegate automaticamente ai conti che fai ai clienti, puoi registrare liberamente le uscite riguardanti acquisti di merce, utenze, affitto, f24, stipendi, ecc.

Puoi usare la rateizzazione degli importi per tenere traccia dei pagamenti delle fatture ad es. a 30/60/90 ma anche delle spese ricorrenti come l’affitto e lo scadenziario ti aiuta a non dimenticarti dei pagamenti da effettuare.

Alla pagina Clienti trovi il grafico che ti mostra, con un semplice colpo d’occhio, come stai affrontando la gestione dei clienti. Ad es. se la linea rossa è bassa significa che non stai facendo niente o quasi per acquisire nuovi clienti. Puoi anche spostare il mouse sopra i pallini per vedere i rispettivi valori.

Non c’è niente da fare, prima o poi succede sempre di eliminare qualcosa per errore.

Per fortuna AgileHair è dotato di un cestino dove andare a ripescare quello che abbiamo buttato.

Non tutto quello che eliminiamo però va a finire nel cestino: se elimini un cliente, una scheda tecnica, un servizio, un prodotto ecc, cioè le anagrafiche, puoi recuperarla. Conti e appuntamenti invece no, questi non venno nel cestino. Ma non tutto è perduto, puoi contattarci e forse riusciremo a recuperare qualcosa dalle copie di backup.

Se ti capitasse di vedere questo avviso di licenza in scadenza oppure se guardando il tuo account vedessi che hai ancora pochi giorni a disposizione, ecco come fare per rinnovarla.

Dal menu principale clicca sulla tua email in alto a destra e nella sezione ACCOUNT, fai click su Rinnova: ora inserisci e o conferma i dati di fatturazione, ponendo particolare attenzione alla ragione sociale e all’indirizzo. Alla pagina successiva potrai scegliere la licenza e riscattare un coupon e infine concludere l’acquisto con il pagamento.

NOTA – Pagando con carta di credito o prepagata l’attivazione è immediata, con bonifico sono necessari un paio di giorni: se opti per questo tipo di pagamento calcola bene i tempi e non aspettare l’ultimo giorno perchè il sabato e domenica gli uffici sono chiusi.
Rinnovare prima della scadenza non fa perdere giorni.

L’appuntamento è una di quelle cose che non vanno nel cestino.

Se lo hai eliminato mentre lo stavi modificando, apri un ticket dal menu Aiuto e lo recuperemo per te.

Se invece lo hai eliminato facendo la Pulizia agenda (Account – Utilità – Pulizia agenda) non c’è modo di recuperarlo.

Hai deciso di sfruttare il periodo gratuito per provare AgileHair e capire se fa al caso tuo.

Hai inserito il listino dei servizi, magari anche i prodotto e sicuramente qualche cliente e un paio di collaboratori, giusto per provare a prendere un appunatemto o fare un conto e vedere l’effetto che fa.

Ti piace e pensi che potresti tenerlo ma ti stai domandando che fine faranno tutti i dati che hai inserto finora, giusto? Bene, c’è una buona notizia per te!

Inserisci quindi tutti i dati che vuoi, la versione di prova non è una demo ma la versione integrale del programma e tutti i dati che inserisci li ritroverai quando deciderai di acquistare la licenza, senza lacun tipo di discontinuità!

Nella remotissima possibilità che non trovassi AgileHair di tuo gradimento, stai tranquillo, non ci sono né vincoli né penali e tu non devi fare niente: allo scadere del periodo di prova il nostro accordo si concluderà senza che tu ci debba alcunchè ed i dati che hai inserito finora si cancelleranno automanticamente.

Certo, puoi recuperarla dal cestino:

Stai usando con soddisfazione un gestionale da anni, riesci ad usarlo ad occhi chiusi e dentro ci sono tutti i preziosissimi dati della tua attività, in particolare schede tecniche, clienti, storico e magazzino. Ti trovi bene però i tempi cambiano, i clienti sono sempre più esigenti e nascono nuove necessità che il tuo amato gestionale non è in grado di soddisfare.

E’ giunto il momento di cambiarlo: ti guardi intorno e trovi AgileHair, lo provi e capisci che è proprio quello che cercavi, fantastico! C’è un solo problema: è vuoto, ovvero non sa niente di te, dei tuoi clienti, del tuo magazzino. A questo punto hai 2 opzioni:

ti metti giù e con santa pazienza fai copia e incolla dei dati dal vecchio gestionale ad AgileHair;
ci chiami per vedere se c’è la possibilità di trasferire i dati senza impazzire.

Anche se il secondo punto è da preferirsi, non è detto che sia percorribile: non sempre infatti sono presenti i bottoni per esportare i dati (per evitare appunto che tu cambi gestioanle). Inoltre bisogna vedere cosa si riesce ad esportare, magari i clienti e non le schede tecniche o cose del genere. Ad ogni modo i nostri tecnici sono a tua disposizione per aiutarti nel passaggio, non devi fare altro che chiamarci.

La pagina Account è molto importante perchè ci trovi tutte le preferenze e impostazioni del gestionale. Inoltre, come dice il nome, puoi gestire il tuo rapporto con noi: trovi il codice cliente da fornirci quando ci chiami, puoi cambiare la mail e la password dell’account amministrativo, i dati di fatturazione e i dati per la privacy coi tuoi clienti e infine rinnovare la licenza. La trovi cliccando in alto a destra sul nome del tuo salone.

Tutti i programmi, per quanto sofisticati, possono andare incontro a problemi e bloccarsi, è normale, l’importante è sapere come venirne fuori. Con AgileHair questo è molto semplice e indolore.

Il vantaggio di AgileHair sugli altri gestionali è che usa il tuo dispositivo, computer tablet o smartphone che sia, solo per visualizzare idati, tutte le elaborazioni vengono fatte sui nostri server come pure i dati sono salvati sulle nostre macchine. In particolare AgileHair usa il browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari) come visualizzatore e quindi se si blocca qualcosa basta chiuderlo e ricominciare, senza parura di rompere qualcosa o perdere dati.

Nel caso tu stia usando un computer puoi chiudere il browser con la x rossa se usi window, il pallino rosso se usi un Mac

Se invece stai usando uno smartphone terminare un’app è un po’ diverso: se usi un telefono Android tocca il bottone delle app recenti, quella con l’icona di un quadrato, sfoglia le app e termina quella di AgileHair.

Con un iPhone la procedura è simile: fino alla versione 8 tocca due volte il tasto Home, dalla 8 scorri dal basso e fermati al centro per visualizzare le app recenti, scorri verso destra o sinistra per individuare AgileHair e scorri verso l’alto l’anteprima per chiuderla. (da https://support.apple.com/it-it/HT201330)

In generale Username e Password sono utilizzate per farci riconoscere dal sistema ed accedere alle nostre informazioni. Nel caso di AgileHair lo username è rappresentato dal tuo indirizzo email. Per cambiare l’indirizzo email procedi così:

• dal menu principale clicca la tua email in alto a destra
• dalla lista Account clicca su Username
• nella finestrella che si apre inserisci il nuovo indirizzo email
• ora scrivi il codice che abbiamo inviato alla nuova casella (così sarai sicuro di aver inserito la casella giusta)
• fatto

Per impostare l’orario settimanale del salone basta andare sulle Preferenze, cliccare su Orario settimanale e cliccare sul giorno della settimana che ti interessa. Qui potrai scegliere tra orario

• continuato dalle ad es. 9:00 alle 10:00
• orario spezzato, 2 turni, ad es. dalle 9 alle 12 e dalle 15 alle 19

Sempre in questa pagina puoi gestire le chiusure straordinare (tipo il Natale che capita un giorno che sei normalmente aperto) e le aperture straordinarie (tipo la vigilia di Natale, Domenica, che sei normalmente chiuso).

Per esempio se il salone rimane chiuso per ferie, si può impostare la chiusura selezionando gli intervalli di tempo in cui il salone sarà chiuso e volendo si può mettere anche la motivazione (es. chiuso per ferie).

Ricorda che queste impostazioni si riflettono nell’app per i tuoi clienti, ovvero loro potranno prenotare in base alle soluzioni scelte.

Infine tiene presente le priorità di applicazione di queste regole: all’orario settimanale vengono sovrapposte le chiusure straordinarie e poi le aperture straordinarie. Ad es. puoi chiudere dal 24 al 27 dicembre con le chiusure straordinarie (che vincono sull’orario settimanale) ed aprire il 24 mattina con l’apertura straordinaria dalle 9 alle 12 (che vince sulle chiusure).

Ti sei reso conto che stai usando la password da anni ed è giunto il momento di cambiarla? L’hai detta ad un collaboratore che non lavora più con te? Qualunque sia il motivo è bene cambiare sovente la password e con AgileHair è molto semplice: accedi al tuo account e clicca su Password alla terza riga ed il gioco è fatto!

Requisiti necessari per il collegamento di AgileHair al Registratore Telematico (RT):

1. avere un RT Epson FP81II o RCH Print!F
2. l’RT ed il dispositivio dal quale si sta usando AgileHair si trovano nella stessa rete (ovvero allo stesso modem/router)
3. conoscere l’indirizzo IP dell’RT

Se i requisiti sono soddisfatti possiamo procedere:

• dal menu Account scorri la sezione Preferenze e clicca su Conti e Cassa
• su Registratore telematico clicca Impostazioni
• dal menu a tendina scegli la tua macchina
• su indirizzo ip scrivi quello del tuo RT
• se hai un Epson puoi impostare le righe di cortesia
• indica in che reparto dell’RT mettere i prodotti ed in quale i servizi (questa parte dipende da come è configurato l’RT)
• salva e hai fatto.

Ora nel menu Registratore telematico si è aggiunta l’opzione Diagnostica, facci click per aprire la pagina di diagnostica della tua cassa. Nel menu di sinistra clicca la prima voce, Test display, e guarda il display della cassa: se sorriderai significa l’hai configurata bene, complimenti. Ora puoi cliccare il bottone verde in basso per uscire dalla diagnostica.

Se ti capitasse di vedere questo avviso di licenza in scadenza oppure se guardando il tuo account vedessi che hai ancora pochi giorni a disposizione, ecco come fare per rinnovarla.

Dal menu principale clicca sulla tua email in alto a destra e nella sezione ACCOUNT, fai click su Rinnova: ora inserisci e o conferma i dati di fatturazione, ponendo particolare attenzione alla ragione sociale e all’indirizzo. Alla pagina successiva potrai scegliere la licenza e riscattare un coupon e infine concludere l’acquisto con il pagamento.

NOTA – Pagando con carta di credito o prepagata l’attivazione è immediata, con bonifico sono necessari un paio di giorni: se opti per questo tipo di pagamento calcola bene i tempi e non aspettare l’ultimo giorno perchè il sabato e domenica gli uffici sono chiusi.
Rinnovare prima della scadenza non fa perdere giorni.

Queste istruzioni valgono sia che tu abbia una RCH o una Epson:

• clicca sul menu account (la tua email in alto a destra)
• dalle Preferenze scegli Conti e cassa
• clicca su Chiusura fiscale giornaliera
• attendi il completamento dell’operazione

Il GDPR stabilisce che i dati che inserisci sono di tua proprietà e pertanto hai il diritto ottenerne copia quando vuoi.

Alcuni dati, come gli archivi, sono semplici da esportare e di questi trovi già i bottoni pronti all’uso. Altri, come gli appuntamenti, le spese, le presenze ecc sono dati aggregati, cioè dati ottenuti dall’incrocio di altri dati e per essere consultati necessinato di un software che faccia appunto l’incrocio dei dati grezzi.

Al momento puoi estrarre copia in totale autonomia dell’archivio clienti, dei prodotti e delle liste. A queste si andranno ad aggiungere anche altri archivi come ad es. le schede tecniche. Puoi esportare anche i report, che non sono archivi ma dati aggregati.

L’esportazione può essere fatta in formato excel o csv e la differenza è presto detta: si esporta in excel quando si vogliono fare ulteriori elaborazioni rispetto a quele offerte da AgileHair, mentre si esporta in csv quando vuoi passare i dati ad un altro programma o servizio ad es. se vuoi mandare un sms tramite un servizo di invio sms (o un servizio di invio email) a tutti i clienti ti serve di importare i clienti ed i loro cellulari (o la loro email) e non ti servono gli altri dati.

Puoi trovare i dati da esportare nelle rispettive pagine oppure dal tuo account nella sezione Utilità.

Nota: non fare un copia dei dati per paura che si perdano, a questo pensiamo già noi e fa parte del servizo.

Quando invii un sms col tuo cellulare la persona che lo riceve vede il numero del mittente, cioè il tuo. Quando invii un sms da AgileHair sarà il nostro cellulare ad inviarlo e non il tuo e quindi il tuo cliente vedrà il nostro numero e non il tuo. Per ovviare che lui si domandi “Ma chi mi è questo?” con il rischio che il messaggio venga ignorato e per legittimare che noi si invii messaggi per tuo conto, l’AGCOM, l’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, ha risolto questo problema istituendo l’alias sms.

In questo modo il tuoi clienti non vedranno il nostro numero ma una parola di tua scelta che li aiuterà a distinguerti, ad es. Proxima Hair. Ulteriori info: https://www.agcom.it/alias

Scegliere ed impostare l’alias è semplice e puoi farlo dal menu
Account / Messaggi / Impostazioni / Alias
Compilati tutti i campi i tuoi dati saranno inviati all’AGCOM che li verificherà ed autorizzerà l’uso dell’alias richiesto (in genere i tempi sono sotto le 48 ore).

Le icone che trovi nell’agenda indicano la modalità di visualizzazione del calendario che preferisci

Partendo da sinistra abbiamo un freccia che ci fa visualizzare i giorni precedenti. Il tasto centrale (oggi) ci fa vedere la situazione odierna, mentre la freccia destra di fa vedere gli appuntamenti nei prossimi giorni.

Il secondo blocco di icone (M;S;G) indicano la modalità di visualizzazione dell’agenda:

• M: mensile
• S: settimanale
• G: giornaliera.
• P/E: questo tasto ci serve qualora il trattamento che stiamo facendo sia composto di più servizi. Cliccando su P/E, possiamo scomporre il trattamento in tutti i servizi prenotati ed eventualmente suddividerli fra i vari collaboratori.

Quando l’agenda lavora in modalità Eventi (E) l’appuntamento, anche se composto da più servizi, viene visto come un blocco unico. Nella modalità Pianificazione (P) ogni servizio dell’appuntamento costituisce un blocco a se che, all’occorrenza, può essere spostano nella colonna del collaboratore dedicato.

La modatità predefinita è quella per Eventi, per cambiarla vai nelle preferenze dell’agenda.

Sono quelle righe che trovi in fondo allo scontrino. Tipicamente trovi scritto ARRIVEDERCI E GRAZIE ma puoi scriverci quello che vuoi. Possono anche essere cambiate, quindi a Natale puoi scriverci BUONE FESTE E BUON ANNO, a Pasqua puoi scrivere BUONA PASQUA e così via. Puoi scriverci anche messaggi promozionali, ad es. MARTEDI E GIOVEDI SCONTO 20%.

Ora che hai capito a cosa servono, vediamo come impostarle. C’è da dire che al momento in cui viene scritto questo articolo, è possibile farlo solo se hai in registratore telematico Epson FP81II. Vai alla pagina e dalle PREFERENZE scegli CONTI e CASSA per aprire le impostazioni del registratore telematico e impostare le righe di cortesia.

Premessa: l’app per i tuoi clienti è in continua evoluzione per cui le info che leggi sono soggette a frequenti aggiornamenti.

Quando il cliente installa l’app per prenotare deve inserire il proprio numero di cellulare ed il Codice Invito (ex codice di attivazione). Quest’ultimo serve per agganciarlo al tuo salone (l’app per i clienti è la stessa per tutti i saloni che usano AgileHair, ma si personalizza con le tue info, logo e foto nel momento che viene inserito questo codice).

Puoi recuperare il Codice Invito nella scheda del cliente, sotto la sua foto trovi un bottoncino con scritto APP CLIENTI. Questo codice fa si che l’app si agganci senza possibilità di errore al cliente del tuo archivio.

Puoi anche usare l’app per attirare nuovi clienti; in questo caso, dato che il cliente ancora non esiste nel tuo archivio, parliamo di un altro codice che trovi qui.

Sei nel panico, hai un problema e hai fretta: cosa fai? Alzi il telefono e chiami l’assistenza?

La prima cosa da fare è aprire un ticket.

L’utilizzo di questo strumento facilita il lavoro di tutti, garantendo una gestione efficace ed efficiente dei guasti e di ogni segnalazione in genere. Perché è meglio di una telefonata?

• puoi aprire il ticket direttamente da AgileHair, in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione connessa ad Internet, e indicare alcune informazioni preliminari;
• per noi sarà immediato individuare il tuo account e la relativa problematica;
• di tutto ciò rimane traccia scritta senza il pericolo di distorsioni o stravolgimenti, per telefono invece “verba volant”;
• a volte la risoluzione di un problema richiede molte ore passando attraverso diverse persone: senza una traccia scritta dovrebbero sentirsi per il passaggio di consegne, ritardando la risoluzione;
• il supporto tramite ticket costituisce una documentazione storica: le problematiche tendo a ripetersi, in ogni ambito, e disporre di una documentazione aiuta sia i vecchi che i nuovi clienti;
• il multitasking è per le macchine, non per l’uomo: se parliamo con te al telefono non possiamo lavorare alla sua risoluzione;

Sono sicuro che adesso non vedi l’ora di aprire un ticket:

• dal menu principale clicca su Aiuto;
• scegli se vuoi chiedere aiuto o una personalizzazione;
• scrivi la tua necessità;
• fatto!

Stai usando con soddisfazione un gestionale da anni, riesci ad usarlo ad occhi chiusi e dentro ci sono tutti i preziosissimi dati della tua attività, in particolare schede tecniche, clienti, storico e magazzino. Ti trovi bene però i tempi cambiano, i clienti sono sempre più esigenti e nascono nuove necessità che il tuo amato gestionale non è in grado di soddisfare.

E’ giunto il momento di cambiarlo: ti guardi intorno e trovi AgileHair, lo provi e capisci che è proprio quello che cercavi, fantastico! C’è un solo problema: è vuoto, ovvero non sa niente di te, dei tuoi clienti, del tuo magazzino. A questo punto hai 2 opzioni:

ti metti giù e con santa pazienza fai copia e incolla dei dati dal vecchio gestionale ad AgileHair;
ci chiami per vedere se c’è la possibilità di trasferire i dati senza impazzire.

Anche se il secondo punto è da preferirsi, non è detto che sia percorribile: non sempre infatti sono presenti i bottoni per esportare i dati (per evitare appunto che tu cambi gestioanle). Inoltre bisogna vedere cosa si riesce ad esportare, magari i clienti e non le schede tecniche o cose del genere. Ad ogni modo i nostri tecnici sono a tua disposizione per aiutarti nel passaggio, non devi fare altro che chiamarci.

Normalmente l’operazione di registrare la presenza del cliente indicando cosa ha fatto, quanto ha pagato ecc va sotto il nome di conto. In questo modo teniamo traccia sia della storia del cliente che del nostro lavoro col report serale.

Nel momento in cui vai a collegare il registratore telematico (ex registratore di cassa) al gestionale, vedrai che nel bottone qui sopra indicato sarà scritto scontrino e questo significa che quando chiuderai il conto uscirà lo scontrino dalla cassa.

Ad ogni modo, anche se nel bottone ci sarà scritto scontrino, potrai sempre cliccarci sopra e scegliere conto ed avere il funzionamento precedente, questo perchè potrebbero esserci delle circostanze in cui non posso usare la cassa, ad es. per un guasto.

Tutto ciò detto, per cambiare l’impostazione predefinita del bottoncino vai nel tuo account, dalle Preferenze scegli Conti e cassa e poi trovi Conto predefinito: impostalo come vuoi e ricordati di salvare.

L’app per i clienti è in continua evoluzione, per il momento le personalizzazioni che puoi apportare all’app sono:

• Il tuo logo
• Una foto del tuo salone
• Info di contatto

Puoi portare a termine queste operazioni in modo molto semplice: dalla pagina ACCOUNT fai clicca/tocca INFO PER I CLIENTI che trovi tra le PREFERENZE.
Come vedi qui puoi impostare:

• Insegna
• Slogan
• Indirizzo
• Referente
• Telefono
• Numero whatsapp
• Indirizzo email
• Sito web
• Pagina facebook
• Canale youtube
• Pagina instagram
• Immagine logo
• Immagini salone

Come sai AgileHair ha 7 tipi di carte fedeltà, ognuna con una propria logica, contrassegnate dai nomi:

• Raccolta puti
• Fidelity
• StepByStep
• Abbonamento ai servizi
• Prepagata Testaloka
• Ricaricabile
• GiftCard

Alla prima puoi dare il nome che vuoi quando crei la campagna. Alle altre invece puoi dare il nome che preferisci dalle preferenze clienti del tuo account

Dalla pagina Account e poi Utilità, selezionare la voce Pulizia agenda. A questo punto selezionare l’anno, il mese e i giorni che si vogliono eliminare. Una volta messo il flag “so quello che sto facendo”, cliccare su esegui pulizia.

A prescindere da quale sia il motivo per cui vuoi eliminare dei clienti (registrazioni doppie, abbandoni, espulsioni ecc) anche qui, come per la pulizia dei conti e dell’agenda, puoi operare in due modi:

• eliminazione capillare: apri cliente per cliente e pigi il bottone rosso Elimina cliente
• eliminazione di massa attraverso i seguenti criteri:
  • alfabetico
  • per inutilizzo
  • per ultima volta
  • senza cellulare

Vediamo il secondo metodo (sul primo non c’è nulla da aggiungere). Dal menu principale clicca la tua email e poi nella lista Utilità clicca su Pulizia clienti.

La pulizia per alfabeto ti propone i clienti divisi per iniziale del cognome e scegli tu quali eliminare.

La pulizia per inutilizzo ti propone i clienti senza alcuna presenza o appuntamento o fidelity card ovvero clienti inseriti ma che, almeno per AgileHair, non sono mai entrati e che quini puoi eliminare senza problemi.

Per ultima volta è utile anche ai fini della privacy: i clienti vengono raggruppati per il mese della loro ultima presenza: ad es. elimino i clienti che sono venuti per l’ultima volta a gennaio del 1997.

Senza cellulare mostra tutti i clienti che sono stati registrati senza numero di cellulare.

Anche se eliminare i conti equivale a perdere lo storico dei clienti e i relativi report, potresti comunque aver voglia di fare un po’ di pulizia. Puoi operare in due modi, a seconda dell’esigenza:

• eliminazione capillare: apri cliente per clienti e cominci ad eliminare i conti uno ad uno;
• eliminazione di massa: vengono cancellati tutti i conti fatti dalla data alla data.

Il primo modo è molto semplice: apri la scheda del cliente che vuoi e cominci ad aprire i conti per poi eliminarli, tutto qui. Il secondo metodo lo trovi nella lista delle Utilità alla pagina di gestione del tuo account AgileHair: poichè l’operazione è irreversibile, puoi eliminare un mese alla volta, in modo da limitare i danni in caso di ripensamento.

Per gli appuntamenti stesso discorco, puoi eliminarli uno ad uno o in massa come i conti, al bottone “Pulizia Agenda” la procedura è identica. Anche qui attenzione perchè l’operazione è irreversibile.

La pagina Account è molto importante perchè ci trovi tutte le preferenze e impostazioni del gestionale. Inoltre, come dice il nome, puoi gestire il tuo rapporto con noi: trovi il codice cliente da fornirci quando ci chiami, puoi cambiare la mail e la password dell’account amministrativo, i dati di fatturazione e i dati per la privacy coi tuoi clienti e infine rinnovare la licenza. La trovi cliccando in alto a destra sul nome del tuo salone.

Hai due o più saloni, ognuno con una licenza di AgileHair, ed hai voglia di entrare in uno o in un’altro per vedere cosa succede, ma sei stanco di uscire da uno ed entrare nell’altro e riscrivere ogno volta email e password di ogni salone?

Facile: dal menu principale clicca sulla tua email e nella lista Account troverai tranti bottoni “Account collegato” con il nome degli altri saloni. Basta cliccarci per passare da uno all’altro con un click, senza bisogno di ricordarsi le credenziali degli altri saloni.

Quando i clienti registrati in rubrica iniziamo ad essere più di un centinaio (mediamente ne avrai almeno un migliaio) non riesci più a vederli a colpo d’occhio e a tenerli tutti a mente, soprattutto se anche i tuoi collaboratori usano il gestionale. Se poi ci aggiungi che vai sempre di corsa succede che puoi ritrovarti lo stesso cliente duplicato, triplicato ecc.

Non è raro infatti vedere che una volta l’hai registrato scrivendo nome e cognome, un’altra con cognome e nome, un’altra solo il nome e così via: AgileHair funziona ugualmente, ci mancherebbe, però ti perdi un po’di cose per strada, ad es. non sai più quando è venuto l’ultima volta, che tinfa ha fatto, quanto ha speso ecc.

In AgileHair non poteva mancare uno strumento per gestire queste situazioni: tra le utilità del tuo account trovi Unione clienti, con tre modalità di funzionamento per aiutarti a tenere in ordine la tua rubrica (che è il tuo bene più prezioso!).

• in modalità manuale tu scegli i clienti da unire
• la modalità cellulare ti elenca i clienti con lo stesso numero
• in modalità guidate è AgileHair a proporti i clienti ritenuti simili

A prescindere dalla modalità usata, se ad es. hai 3 clienti da unire

• Roberto Posanzini
• Posanzini Roberto
• Robert Posanzini

dovrai sceglierne uno di riferimento e poi l’unione farà si che tutte le prenotazioni, conti, schede tecniche, fidelity card ecc confluiscano in quello che hai scelto come riferimento senza perderai alcun dato.

Le notifiche sono un ottimo strumento con cui AgileHair ti invia aggiornamenti di vario tipo senza infastidirti mentre lavori.

Tramite il Centro notifiche puoi decidere quali ricevere, se riceverle tramite email o whatsapp e persino il destinatario di ogni singola notifica.

Come per tutti gli strumenti e le impostazioni di AgileHair, anche per il Centro notifiche devi accedere all’area amministrativa, ovvero clicca la tua email in alto a destra e poi dalla sezione ACCOUNT clicca CENTRO NOTIFICHE.

Personalizzare il Centro notifiche

Nella prima parte devi indicare la persona della tua organizzazione con cui possiamo entrare in contatto in ogni evenienza ad es. per questioni amministrative o per quando apri un ticket e preferiamo risponderti telefonicamente.

Al momento in cui si scrive questo articolo gli eventi su cui puoi essere aggiornato sono:

• Quando sta per scadere la tua licenza AgileHair
• Quando vengono usare le tue credenziali, o quelle del tuo staff semmai le avessi abilitate, per acecdere al tuo AgileHair;
• Quando ricevi una richiesta di appuntamento dall’app o dal portale Tribeauty.it
• Quando la giacenza di unprodotto diventa scarsa a seguito di una vendita o di un prelievo dal magazzino (Togli 1) per uso interno;
• Quando sopraggiunge la data di scadenza di un movimento di primanota (Spese e scadenze), con i giorni di anticipo che hai scelto.

Per ricevere la notifica indica l’indirizzo email o il numero whatsapp a cui inviarla o anche entrambi.

Se non vuoi riceverla lascia i destinatari vuoti.

AgileHair lavorerà al posto tuo inviando automaticamente messaggi di auguri di compleanno e promemoria di appuntamento il giorno e l’ora stabiliti. Puoi personalizzare il messaggio con il nome del cliente, il giorno e l’ora dell’appuntamento e se vorrai anche un termine per usufruire di un regalo o vantaggio.

Come già spiegato, se il cliente ha installata l’app il messaggio arriverà come notifica altrimenti se è stato registrato il numero di cellulare riceverà il messaggio come sms e pertanto dovrai impostare sia il testo del messaggio per sms che quello inviato tramite notifica.

Trovi tutto questo dal menu Account / Messaggi

Lo scopo della carta Fidelity è quello di aumentare la frequenza con cui il cliente viene in salone, risultato che si ottiene offrendo vantaggi maggiori quanto minore è il tempo tra una visita e un’altra. Un esempio potrebbe essere:

• se torni a fare questi servizi entro 1 settimana ottieni il 10% di sconto
• se torni a fare questi servizi entro 2 settimana ottieni il 5% di sconto
• se torni a fare questi servizi entro 1 mese ottieni il 2% di sconto

Naturalmente sarai tu a decidere su quali servizi (anche tutti) attivare la promozione come gli intervalli di tempo e le percentuali di sconto. Lo sconto promesso verrà applicato durante il conto:

• se inserirai il o i servizi concordati nella carta
• se sono rispettati i tempi dall’ultimo utilizzo della carta

Questo significa che al primo utilizzo non viene erogato alcun sconto.

La carta è nominale e puoi attivarla dalla scheda del cliente, nella sezione Fedeltà cliccando su Nuova Fidelity. Nel seguente esempio puoi notare come lo sconto venga erogato al secondo utilizzo.

La carta Step by Step garantisce al cliente un premio al termine di un ciclo di trattamenti. Nel caso più semplice un esempio potrebbe essere: dopo 5 pieghe la sesta è in omaggio. In buona sostanza, occorre stabilire:

• il pacchetto offerta cioè i servizi che compongono il ciclo dei trattamenti
• il pacchetto premio che costituisce l’incentivo al cliente per fargli portare a termine il ciclo dei trattamenti

Decidi i servizi del pacchetto offerta, quante volte il pacchetto offerta debba essere ripetuto ed infine i servizi del pacchetto premio, che possono anche essere diversi, e la carta è pronta.

Lo sconto promesso verrà applicato durante il conto successivo al completamento del pacchetto offerta.

La carta è nominale e puoi attivarla dalla scheda del cliente, nella sezione Fedeltà cliccando su Nuova Step by Step. Nel seguente esempio puoi notare come lo sconto venga erogato, per semplicità, al terzo utilizzo.

Le Gift Card o Carte Regalo sono un altro strumento molto semplice da usare per fidelizzare i clienti. Vengono acquistate da una persona e regalate ad un’altra che verrá a riscattarla acquisendo un credito (wallet) pari all’importo della giftcard e che potrá spendere nel tuo salone come meglio crede o secondo i tuoi criteri.

AgileHair gestisce le carte automaticamente: ai fini della gestione è del tutto indifferente che tu dia qualcosa di tangibile al cliente, un biglietto da visita con una firma e l’importo dentro una bustina carina (in fondo è un regalo) o un cofanetto carinissimo con tanto di barcode fatto fare dalla tipografica. La carta può essere venduta in 2 situazioni:

• puoi aggiungere la carta al conto, come fosse un prodotto qualsiasi, dal menu Prepagate del conto;
• puoi venderla al cliente occasionale direttamente dal menu Listini / Prepagate

In entrambi i casi, oltre ad indicare l’importo della carta, potrai indicare un codice o barcode semmai le tue carte ne siano provviste: ti risulterà utile al momento del riscatto. AgileHair identifica le GiftCard con un proprio codice, che potrai usare se le tue carte non lo hanno, per identificarla nello scontrino. Questa operazione è importante perchè quando il cliente che la riscatta uscirà dal negozio senza aver speso nulla perchè ha usato il credito, avrà uno scontrino a zero giustificato dal codice della carta che ne permette così la verifica. Se hai un registratore telematico Epson FP81II tutto questo è automatico.

Ora entra il cliente che ti mostra la carta che gli hanno regalato (se è un nuovo cliente dobbiamo inserirlo in archivio). Apriamo la sua scheda e nella sezione Wallet clicca Riscatta GiftCard: se hai il codice al riscatto si aggiunge anche l’aggancio alla vendita (il numero dello scontrino…) altrimenti puoi indicare l’importo da accreditare.

Ora che il wallet del cliente è stato rinpinguato vediamo come usarlo. Quando fai il conto al cliente aggiungi i servizi, i prodotti, magari qualche sconto e per finire l’incasso. Ecco che tra i bottoni di pagamento vedrai tanti bottoni GIFTCARD, con credito residuo indicato, quante sono le carte riscattate.

La raccolta punti è la carta dal funzionamento più semplice e conosciuto. Facendo acquisti il cliente accumula punti che, al raggiungimento della soglia stabilita, vengono convertiti in buoni spesa, da spendere ovviamente nel tuo esercizio.

Per far partecipare i tuoi clienti alla raccolta punti devi prima creare la Campagna per stabilire le regole ovvero, oltra alla solita data di inizio e di fine, la data entro cui riscattare i buoni accumulati, se è cumulabile (se può essere usata assieme ad altre carte), se si applica all’intera spesa o solo ai servizi o prodotti, quanti punti vengono generati per ogni euro di spesa, quanti punti sono necessari per avere 1 buono ed infine il valore del buono in euro. Creata la campagna potrai assegnarla cliente dalla sua scheda, nella sezione Fedeltà.

La logica della Carta Ricaribile è molto semplice: premia il cliente accreditando nel suo wallet un importo superiore al costo della carta, ad es. al cliente che ti da oggi 100 euro tu gli accrediti 110 euro, ovviamente da spendere nel tuo esercizio in più volte o per certi prodotti o servizi. Puoi vendere la Ricaricabile aggiungendola al conto dal menu Prepagate indicando:

• l’importo della ricarica
• l’importo da accreditare
• un eventuale barcode se stai dando al cliente una carta fisica
• la durata della promozione
• la validità (prodotti, servizi)
• se è cumulabile, ovvero se può essere usate assieme ad altre promozioni

Il credito acquisito sarà disponibile tra i bottoni di pagamento. Una volta terminato il credito, non è necessario vendere una nuova ricaribile, ma piuttosto ricaricare la carta già attivata, proprio come la sim del telefono

La situazione del credito è consultabile dalla scheda cliente alla sezione Wallet:

Non puoi vendere una ricaricabile ed utilizzarne il credito nello stesso conto, è necessario invece venderla, chiudere il conto e successivamente utilizzarla in un nuovo conto.

Come vedi anche questa carta è virtuale, nel senso che AgileHair può gestire la promozione senza la necessità di dare al cliente qualcosa di tangibile, lasciamo a te scegliere come presentare la promo.

Gli sconti sono, assieme alle carte fedeltà, le prepagate e la raccolta punti, uno dei modi con puoi puoi gestire la fidelizzazione dei clienti ed anche il più semplice. Puoi trovarli dal menu Listini / Sconti. Per creare uno sconto occorre indicare:

• un nome, ad es. sconto 10% o sconto Benvenuto
• una data di scadenza
• un’entità numerica, ad es. 10
• il tipo di entità, euro o percentuale
• nel caso di tipo percentuale è possibile indicare se può essere usato sul singolo prodotto o servizio

Quando invii un sms col tuo cellulare la persona che lo riceve vede il numero del mittente, cioè il tuo. Quando invii un sms da AgileHair sarà il nostro cellulare ad inviarlo e non il tuo e quindi il tuo cliente vedrà il nostro numero e non il tuo. Per ovviare che lui si domandi “Ma chi mi è questo?” con il rischio che il messaggio venga ignorato e per legittimare che noi si invii messaggi per tuo conto, l’AGCOM, l’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni, ha risolto questo problema istituendo l’alias sms.

In questo modo il tuoi clienti non vedranno il nostro numero ma una parola di tua scelta che li aiuterà a distinguerti, ad es. Proxima Hair. Ulteriori info: https://www.agcom.it/alias

Scegliere ed impostare l’alias è semplice e puoi farlo dal menu
Account / Messaggi / Impostazioni / Alias
Compilati tutti i campi i tuoi dati saranno inviati all’AGCOM che li verificherà ed autorizzerà l’uso dell’alias richiesto (in genere i tempi sono sotto le 48 ore).

L’idea alla base delle liste è quella di riunire clienti con caratteristiche simili, ad es. quelli che convengono da 3 mesi, quelli che compiono gli anni oggi, quelli che hanno fatto la piega 2 mesi fa ecc. Quando avrai creato ed aggiornato le liste secondo i tuoi criteri, potrai utilizzarle, ad es., per inviare un messaggio promozionale specifico per quella lista.

Puoi crearle manualmente ed aggiungerci destinatari a tuo piacere oppure, ancora meglio, possono essere create in automatico come risultato di varie interrogazioni disponibili ad oggi:

• clienti che hanno fatto un servizio o gruppo di servizi in un certo intervallo di tempo;
• clienti che rientrano in una certa fascia di spesa in un certo intervallo di tempo;
• clienti che acquistano solo prodotti;
• clienti che non venuti per la prima o per l’ultima volta in un certo periodo;
• clienti per carte fedeltà emesse;
• clienti ritardatari.

Che tu voglia inviare messaggi commerciali, promozionali o informativi, AgileHair ti permette di farlo sia in modo manuale che automatico:

• nel modo manuale hai quello che serve per comporre i messaggi ed inviarli al singolo cliente o ad un gruppo;
• in modo automatico è AgileHair ad inviare un messaggio personalizzato per gli auguri di compleanno ed uno per il promemoria dell’appuntamento.

A seconda dei casi, i messaggi vengono veicolati tramite sms, notifica e/o email. L’invio tramite notifica e/o email è gratuito mentre l’invio tramite sms, comunque non oggligatorio, prevede l’acquisto di un pacchetto di 1000 sms. La scelta del metodo di invio viene fatta automaticamente: se il cliente ha installato l’app gli verrà inviata la notifica, altrimenti l’unico modo per raggiungerlo sarà tramite sms.

Un’ultima cosa che devi sapere riguardo l’invio di sms è che, essendo noi ad inviarli per tuo conto, il mittente non sarà il tuo numero di cellulare ma il tuo alias, ovvero una parola di max 11 caratteri di tua scelta. Ricapitolando:

• non c’è niente da impostare, è tutto automatico;
• l’invio di notifiche è gratuito e destinato ai clienti con l’app;
• l’invio di email è gratuito;
• l’invio di sms, a pagamento e non oggligatorio, è destinato ai clienti senza app.

Puoi inviare un messaggio ad un singolo destinatario oppure ad un gruppo o lista.

Nel primo caso apri la scheda del cliente (il destinatario) e clicca il bottoncino Messaggio per scrivere il messaggio da inviare. Se il cliente ha installato l’app gli sarà inviata una notifica e quindi dovrai indicarne il titolo ed il testo lungo a piacere, altrimenti gli sarà inviato un sms (se hai credito e della lunghezza max di 160 caratteri secondo lo standard gsm).
Nota: il bottoncino Messaggio è visibile solo se hai registrato il suo numero di cellulare o ha installato l’app.

Se invece devi inviare un messaggio ad una lista di contatti, ad esempio a quelli che non vengono da più di 3 mesi (di come creare se ne è parlato in altri articoli), la procedura è analoga: anziché partire dal cliente per inviare il messaggio parti dalla lista ovvero dal menu click su Rubrica e poi su Liste, selezioni la lista desiderata e poi click su Invia messaggio alla lista.

Due cose da notare prima di chiudere l’argomento:

• quando invii un messaggio ad una lista dovrai scrivere il testo del messaggio per l’sms ed il titolo ed il testo del messaggio per la notifica.
• nel video si nota che nella lista ci sono 51 destinatari, ma quando vai a compilare il messaggio ti vengono indicati 21 notifiche e 19 sms: evidentemente 11 contatti non hanno ne app ne cellulare.

Sto facendo la raccolta punti all’interno della mia attività però quando accedo alla scheda cliente non mi mostra i punti accumulati; ma rimane sempre zero. Come potrei risolvere questo problema?
Possono esserci diverse cause per cui le carte non vengono aggiornate:

• non sono cumulabili
• non rientrano nei criteri di spesa (prodotti, servizi, tutto la spesa)
• data di attivazione

Come sai AgileHair ha 7 tipi di carte fedeltà, ognuna con una propria logica, contrassegnate dai nomi:

• Raccolta puti
• Fidelity
• StepByStep
• Abbonamento ai servizi
• Prepagata Testaloka
• Ricaricabile
• GiftCard

Alla prima puoi dare il nome che vuoi quando crei la campagna. Alle altre invece puoi dare il nome che preferisci dalle preferenze clienti del tuo account

Puoi usare i colori per raggruppare lo stesso genere di servizi, come fossero delle categorie. Risulta molto utile quando hai molti servizi e soprattutto se hai un’attivita verticale che si occupa di parrucchiere, estetica, onicotecnica ecc.

Ti facilitano la lettura a colpo d’occhio dell’agenda, velocizzano le operazioni di cassa e la lettura dei report.

Puoi aggiungere e o cambiare i colori che trovi giá con quelli che più ti piacciono e dargli un nome, ad es. taglio, piega, colorazioni ecc per aiutare i clienti a prenotare dall’app.

Come per i clienti e per i servizi, creare una scheda prodotto è una cosa estremamente semplice.

Cliccando il menu Listini raggiungi immediatamente la pagina del magazzino: qui inizia a scrivere il nome nello spazio accanto alla lente: uscirà un elenco di prodotti che corrispondono a quello che hai scritto seguito dal bottone Aggiungi prodotto abc al magazzino: cliccalo e si aprirà una nuova scheda prodotto dove potrai aggiungere tutti i dati che ti interessano, vediamoli in dettaglio.

• Prodotto – È la denominazione del prodotto, quella scritta sulla confezione e che lo contraddistingue;
• Categoria – Se hai tanti prodotti può essere utile usare le categorie per organizzarli; indica la cetegoria che ritieni opportuna o clicca Categoria per scegliere tre le categorie che già usi;
• Marca – Anche la marca può esserti di aiuto per trovare un prodotto; come prima clicca Marca per scegliere una marca già utilizzata o scrivila;
• Linea – Un ulteriore raggruppamento: di solito si utilizza quella già definita dal produttore;
• Fornitore – Indicarlo può essere utile quando devi fare i riordini;
• Prezzo di acquisto – Utile se vuoi sapere il valore del magazzino, soprattutto quando il commercialista ti chiederà l’inventario;
• Rivendita – Stabilisce se un prodotto deve essere mostrato in cassa oppure no (se ne hai tanti meglio mostrare solo quello che serve, farai prima a fare il conto);
• Prezzo di vendita – È il prezzo al pubblico del prodotto e quello che sarà utilizzato per fare il conto (lo potrai sempre variare);
• Reparto cassa – Utilizzato se hai un registratore telematico collegato ad AgileHair per distinguere i beni dai servizi;
• Scorta minima – Utile quando devi fare il riordino dei prodotti;
• Giacenza – Anche la giacenza serve per sapere i prodotti da riordinare o in caso di inventario;
• Barcode – Puoi utilizzarlo per accedere rapidamente al prodotto;

Come per i clienti e per i prodotti, creare la scheda di un servizio è una cosa estremamente semplice.

Dal menu Listini / Servizi scrivi il nome che vuoi dare al servizio nel campo accanto alla lente: uscirà un elenco di servizi che corrispondono a quello che hai scritto seguito dal bottone Aggiungi servizio abc ai trattamenti, cliccalo e si aprirà una nuova scheda dove potrai aggiungere tutti i dati di interessano; vediamoli in dettaglio.

• Denominazione trattamento – È il nome che sarà usato per identificare il servizio in cassa, nelle carte fedeltà, negli appuntamenti, ecco;
• Categoria – Indica le categorie che preferisci, styling, colore, viso, massaggi, ecc. Alla categoria è associato anche un colore, per facilitarne l’utilizzo.
• Prezzo – È il prezzo di listino;
• Minuti impegno staff – Indica il tempo/uomo necessario all’esecuzione del servizio: fondamentale per gestire l’agenda come si deve e per far prenotare i clienti dall’app;
• Minuti tempo di posa – Come sopra;
• Attività – Utile se hai del personale che si dedica esclusivamente ad una particolare attività, per far prenotare ai clienti e nei report;
• Reparto cassa – Come per i prodotti, è utilizzato sol ose hai un registratore telematico collegato ad AgileHair per distinguere i beni dai servizi;
• Cod.facoltativo – Se eri abituato ad usare un codice per tuoi servizi;
• Fiche, App clienti, App salone – Indica dove deve comparire il servizio, ad es. nella fiche del cliente ma non nell’app perchè non avrebbe senso (ad es. nessuno prenoterebbe il servizio lavatesta)
• Descrizione del trattamento per il cliente – Sarà mostrata al cliente nell’app quindi lo aiuterà a capire meglio se è il servizio che cerca;
• Aggiungi trattamento richiesto – Puoi indicare i trattamenti richiesti che verranno aggiunti automaticamente quando prenderai un appuntamento e quando il cliente farà una richiesta dall’app.

Premessa: in generale l’attività di parrucchiere, barbiere o estetista non movimentano prodotti in numeri alla amazon tali rendere significative analisi di magazzino tipo l’ABC, fifo, lifo, ecc. Per questo motivo, piuttosto che riempire pagine di grafici e belle statistiche, AgileHair preferisce basarsi su dei numeri semplici ma significativi per gestire il magazzino in modo snello (Lean), senza peraltro rinunciare all’introduzione futura di analisi complesse.

Avere il polso del magazzino è importante perché, dopo il personale, rappresenta la seconda voce di costo. Per questo motivo e considerando anche il fatto che si ha sempre poco tempo da dedicare alla gestione del magazzino che, a torto o ragione, è visto come una perdita di tempo, i numeri importanti sono subito a portata di mano.

Una serie di filtri ci permette di estrarre i prodotti per marca, categoria e fornitore, visualizzare solo le giacenze (ovvero i prodotti presenti a magazzino), o i sottoscorta per il riddino, esportabile anche in excel con un foglio per ogni fornitore.

A video vediamo immediatamente i prezzi ed il consumo medio mensile, utilissimo per i prodotti ad uso interno. Istantaneamente abbiamo anche il valore del magazzino o del gruppo filtrato. Entrando nello specifico del singolo prodotto abbiamo lo storico di tutti i movimenti che lo hanno interessato sia di acquisto che di vendita, chi lo ha acquisto quando e chi lo ha venduto. Se poi preferiamo fare nostre considerazioni possiamo esportare tutti i prodotti in formato excel.

Infine, se movimentiamo un discreto numero di prodotti non possiamo rinunciare al lettore di Barcode, dal costo davvero irrisorio per quelli con cavo usb a poco più per quelli senza fili, che ci semplifica davvero tanto la ricerca dei prodotti.

In definitiva i passi elementari per gestire il magazzino sono:

individuare un responsabile, ovvero colui che sa tutto sulle tue giacenze quasi ad occhi chiusi;
stabilire un punto di riordino o scorta minima, cioè la giacenza sotto la quale il prodotto va subito riordinato per evitare di rimanere senza; in genere sono pochi i prodotti che richiedono tale attenzione;
classificare i prodotti: non ti servirà la legge di Pareto per creare 3 categorie A B e C di prodotti su base quantitativa ed economica, basterà il tuo buon senso;
costi di stoccaggio: la precedente classificazione ci aiuterà a capire cosa è meglio ordinare, anche in volumi importanti, senza pensarci e cosa invece è meglio gestire, quasi, al bisogno.

Ci sono due posti che hanno a che fare con i prodotti venduti:

• dalla pagina dei Prodotti, cliccando sul prodotto di interesse si aprirà la sua scheda: clicca qui il bottone Movimenti per avere tutti i suoi movimenti, sia di acquisto che di utilizzo interno, che di vendita con i clienti che l’hanno acquistato e lo staff che l’ha venduto;
• dalla pagina dei Clienti hai la lista dei clienti che acquistano solo prodotti; in questo caso trattasi di un elenco di clienti che puoi convertire in lista a cui inviare un messaggio.

AgileHair può essere usato anche da cellulare mantenendo tutte le funzionalità, quindi sia tu che il tuo staff può prendere o consultare gli appuntamenti quando siete fuori sede, a casa per esempio.

Come puoi immaginare, se li farai accedere con il tuo indirizzo email e password avranno pieni poteri e vedranno tutti i dati e anche se non abbiamo nulla da nascondere è bene limitargli accesso alle sole cose necessarie, se non altro nel rispetto della privacy coi tuoi clienti.

Per sapere come fare leggi questa guida.

Per aggiungere un nuovo collaboratore basta cliccare sulla voce di menu:

RUBRICA, quindi su STAFF e poi NUOVO COLLABORATORE.

Si aprirà un modulo in cui inserire i dati del nuovo collaboratore, compilarlo dandogli le mansioni a lui permesse e cliccare su SALVA. Se è un collaboratore virtuale, spuntare l’apposita casella.

Se ti serve solo una colonna in più nell’agenda, ad es. vuoi prendere appuntamenti per Cabina 1, Cabina 2 ecc, allora metti la spunta su “E’ solo una colonna in agenda”.

Sapevi che puoi far usare AgileHair ai tuoi collaboratori dando loro un accesso personalizzato? Ad es. possono accedere da casa all’agenda per vedere gli impegni futuri.

A differenza di te che, in qualità di amministratore, accedi ad AgileHair con indirizzo email e password, il tuo staff può accedere alle aree che vorrai tu tramite il numero di cellulare e la password assegnata.

Dal menu clicca Rubrica e poi Staff, scegli l’operatore (inserisci il suo numero di cellulare se non lo hai già fatto) quindi clicca il bottone Policy: qui puoi impostare la password ed i permessi di accesso alle varie aree del programma.

Se hai il sospetto che un collaboratore a cui hai dato l’accesso combini qualcosa di strano, puoi bloccarlo con 3 click:

• Menu Rubrica e poi Staff
• Click sul collaboratore e poi click su Policy
• Click sul bottone Blocca accesso

Quando sia noi che i collaboratori abbiamo un solo dispositivo, tablet o pc, per usare AgileHair, esiste un modo molto semplice per limitare l’accesso alle informazioni e salvaguardare la privacy dei nostri clienti: l’utilizzo del PIN.

Dalle Preferenze del tuo account clicca su Protezione accesso per poter impostare un pin per le seguenti aree ed il gioco è fatto:

• Account
• Spese e Scadenze
• Staff
• Report oggi / generale
• Agenda

Puoi modificare le timbrature del tuo staff in modo molto semplice:

• dal menu Rubrica / Staff
• scegli Gestione presenze
• quindi scegli il mese/anno che ti interessa
• clicca sull’orario di entrata o uscita per modificarlo o annullarlo
• oppure clicca sul simbolo # per aggiungere una timbratura

Certo, puoi recuperarla dal cestino:

Impostare i turni ai tuoi collaboratori è un gioco da ragazzi, basteranno pochi click. Nella voce di menu RUBRICA – STAFF, cliccare sul nome del collaboratore e quindi selezionare la casella TURNI. A questo punto si aprirà una schermata con tutti i possibili turni suddivisi in 2 fasce orarie (primo o unico turno e secondo turno). Se il collaboratore fa orario continuato, dovrai agire sulla colonna del primo o secondo turno, selezionando l’intervallo di tempo in cui il salone è aperto (o in cui il vuoi far lavorare il tuo collaboratore).

Se il tuo collaboratore fa l’orario spezzato, puoi agire in tutte e quattro le colonne (orario mattutino e pomeridiano).

In questa schermata puoi decidere se i turni che hai appena impostato si debbano ripetere

• tutte le settimane (scelta di default),
• ogni due settimane,
• calendario (in questo caso sei tu che decidi in quali giorni del mese il tuo collaboratore deve osservare gli orari che imposti).
• Oppure puoi decidere di resettare i turni e impostarne di nuovi.

Se un tuo collaboratore ha bisogno di un paio d’ore per andare dal medico, esiste un modo molto semplice per evitare di impegnarlo quando sarà assente:

• fai come se dovessi prendere un appuntamento per lui, cioè click nella sua colonna all’ora che inizierà il permesso;
• scegli il tempo richiesto tra i tempi extra (2 ore per rimanere nell’esempio)
• ora spunta “Non è un appuntamento” (per non vederlo nella pagina principale assieme agli altri appuntamenti)
• salva ed hai fatto

Programmare le ferie con AgileHair è semplicissimo. Nella voce di menu RUBRICA – STAFF, cliccare sul nome del collaboratore da mandare in ferie. Nella finestra che aprirà cliccare su FERIE e selezionare le date in cui il tuo collaboratore non sarà in salone e poi cliccare su AGGIUNGI se non avete NOTE da aggiungere.

Ferie programmate ti offre una visione globale, per mese, delle ferie di tutto il personale.

Per tenere sotto controllo l’entrata e uscita del personale è possibile attivare la timbratura del cartellino (virtuale). In questo le presenze del personale saranno registrate ed a fine mese puoi avere il riepilogo delle loro presenze.